052-4423268
לייעוץ חייגו או השאירו פרטים

 

 

ניהול זמן ומשימות בשיטת הקרמבו

»
»
»
ניהול זמן ומשימות בשיטת הקרמבו

הרבה מדברים על המשוואה של זמן=כסף וכאשר אנו "מבזבזים" זמן אנו בעצם מפסידים כסף. אינני פוסל את המשוואה הזו אך המשוואה הנכונה בעיני היא זמן=זמן. כאשר מפסידים זמן מפסידים הרבה דברים שהם לא בהכרח רק כסף

ניהול זמן

ניהול משימות בשיטת הקרמבו

עבור בעל עסק אחד המטרה היא לעבוד 8 שעות ביום במקום 12 ולבלות יותר עם המשפחה. עבור בעל עסק אחר, פינוי הזמן יאפשר לעשות יותר כסף. עבור רופא, פינוי זמן יאפשר לטפל ביותר חולים. במאמר זה תלמדו על הטכניקה שפיתחתי לניהול זמן ומשימות ויכולה להתאים לכל אחד.

שיטת "הקרמבו" הינה טכניקה לניהול משימות שפיתחתי ושכללתי במשך 10 שנים. הטכניקה בנויה נדבך אחר נדבר, כאשר כל שלב תלוי בשלב הקודם.

באמצעות שימוש בשיטה:

  • לא תשכחו לבצע אף משימה
  • תנהלו את היומן שלכם באופן מסודר
  • תנהלו משימות לפי חשיבות ויעילות
  • תחסכו זמן יקר בצורת ההתנהלות
  • תתנו שירות יותר לממשקי עבודה ולעובדים שלכם
  • תגדילו תפוקה ורווחיות

 

לחצו כאן לבחינה של 2 דקות על יכולות הניהול שלכם 

ניהול משימה נכנסת בשיטת "הקרמבו":

  • משימה נכנסת – יכולה להגיע כמייל, חלק מסיכום ישיבה, הערה שקיבלנו בעל פה, רעיון שחשבנו עליו, בקשה של עובד, ממשק עבודה וכו'
  • משימה מורכבת – הגדרה למשימה שלוקחת יותר יותר ממספר דקות ויש לסגור עבורה ביומן לפחות 20-30 דקות. משימה לא מורכבת היא משימה שלרוב לוקחת דקה עד מספר דקות. בשיטת "הקרמבו" גם לשלוח מייל שלוקח 30 שניות זו משימה
  • שליחת מייל לעצמי – תזכורת בכדי שלא אשכח. במקרים רבים אנו נזכרים בנושא מסוים או שמישהו מבקש מאיתנו דבר קטן ואנו שוכחים. במקום לשכוח שלחו לעצמכם מייל קצר שלוקח בדיוק 10 שניות. לדוגמא: "לזכור לשלוח לדוד את הקבלה"
  • טבלת זמן-חשיבות – הטבלה מאפשרת לנו לנהל ולבצע ביעילות משימות לפי החשיבות האמיתית שלהן עבורנו. הסבר על הטבלה בהמשך המאמר
  • תיקיית מייל "ראייה לעתיד" – במקרים רבים אנו מקבלים או מייצרים משימות שאינן דחופות כרגע או שנראות דחופות ברגע נתון. במידה ואנו דוחים משימה מספר פעמים ומחליטים שאין לנו זמן עבורה בקרוב ושהיא פחות רלוונטית, חשוב לשמור על הפירוט של המשימה לעתיד. נסיר את המשימה מהיומן, נכתוב לעצמנו מייל עם פירוט המשימה ונעביר את המייל לתיקיית ראייה לעתיד. במידה והמשימה תהיה רלוונטית, נוכל לקחת אותה מהתיקייה ולשבץ שוב ביומן

 

 

טיפים חשובים לניהול זמן ומשימות בשיטת "הקרמבו"

ניהול יומן

  1. היומן הוא כלי העבודה החשוב ביותר שלכם – כל דבר שאתם צריכים לבצע ולוקח יותר מ5 דקות נכנס ליומן
  2. במשימות קצרות (מתחת ל-5 דקות) שלחו לעצמכם מייל, בצעו את המשימה ומחקו את המייל. אם אתם רואים שאינכם מספיקים/שוכחים לבצע את המשימות, הכניסו ביומן שלכם זמנים קבועים לביצוע משימות קטנות כתזכורת. בצעו את המשימות ברגע שמתקבלת התזכורת ומחקו את המייל
  3. להתקשר למישהו בשעה מסוימת או לבצע משהו בשעה מסוימת נכנס ליומן כמשימה, גם אם זה לוקח דקה
  4. היות ובקושי רואים ויזואלית ביומן משימות שמשובצות לדקה, שבצו לפחות לחצי שעה, ניתן לכתוב כמשימה להתקשר למספר אנשים באותה המשימה
  5. בכל תחילת יום וסיום יום הכנסו ליומן שלכם ובדקו אותו. היומן חייב תמיד להיות מלא במשימות, כך הלוז שלכם יהיה שלם ללא בזבוזי זמן
  6. אם דחיתם ביצוע משימה, תמיד הזיזו אותה ביומן, אם לא סיימתם, קבעו מועד נוסף לסיום המשימה
  7. פגישה חוזרת – סמנו ביומן שלכם פגישה (שהיא בעצם משימה) חוזרת על מנת שלא תצטרכו לקבוע אותה בכל פעם מחדש. תמיד ניתן להזיז רק פגישה ספציפית ולהשאיר את החזרתיות של המשימה. דוגמאות למשימות חוזרות – מעקב אחר קמפיין פרסום, פגישת עבודה שבועית, מעבר על תקציב חודשי וכו'. משימות כאלו יכולות להיות יומיות (או מספר פעמים ביום), שבועיות (או בכמה ימים בשבוע) וגם חודשיות/שנתיות
  8. אין צורך לחשב במדויק כמה זמן לוקחת משימה לשיבוץ ביומן. נדיר שתדייקו. תמיד תנו לעצמכם קצת יותר זמן ממה שנראה לכם. אם סיימתם מוקדם יותר, עברו למשימה הבאה. לאחר שימוש של כמה חודשים בשיטה תלמדו לדייק הרבה יותר בהערכת זמנים לכל משימה
  9. הדביקו הנחיות משימה בתוך הפירוט ביומן על מנת שלא תצטרכו לחפש את ההנחיות בכל פעם. תקף גם ובמיוחד למשימות חוזרות
  10. אם רושמים במחברת הרבה פעמים שוכחים לקרוא וליישם מה שרשמנו. הפתרון – תזכורת יומית ביומן לקרוא מחברת
  11. היומן שלכם חייב להיות תמיד מלא במשימות

 

ניהול מייל

  1. סנכרון המייל והיומן לטלפון יחסוך לכם ביצוע משימות מיותרות. הזמינות תאפשר לכם לעבוד בפרקי זמן שבין פגישות, נסיעות וכו'
  2. נהלו מגוון תיקיות ותתי תיקיות במייל שלכם לפי נושאים. הנושאים משתנים לפי סוג העבודה והתפקיד אך ישנן מספר תיקיות המשותפות למרבית הארגונים והעובדים:
    1. הקלטות – שיחות עם לקוחות/עובדים/ספקים
    2. הצעות מחיר
    3. חשבוניות וקבלות (יש לייצר תתי תיקיות עם חודשים)
    4. לינקים לאתרים וסיסמאות
    5. סיכומי ישיבות
    6. ראייה לעתיד – רעיונות ונושאים שאינם קריטיים לעכשיו אך ניתן לעשות בהם שימוש בעתיד
    7. תכנים מקצועיים – חומרים על המוצרים, תכני הדרכה, תסריטי שיחה וכו'
    8. אישי – דברים שאינם קשורים לעבודה (ניתן לייצר תתי תיקיות לפי שיקול דעתכם)
    9. מסמכים חשובים – כל מסמך חשוב שקיבלתם ורוצים לתייקו אך אין תיקייה מוגדרת לשם כך
    10. מעקב לקוחות – לקוחות שסיימנו עמם טיפול, אך נרצה לשמור את פרטי ההתכתבויות איתן מסיבות שונות
  3. מחקו מיילים – תיבת הדואר הנכנס שלכם לא צריכה להכיל יותר מ-20 מיילים בזמני עומס. כל מייל בתיבה הנכנסת הוא משימה. ברגע שסיימתם משימה מחקו או העבירו אותה לתיקייה הרלוונטית. לא לדאוג - המיילים לא נעלמים, הם תמיד נשמרים באשפה כאשר מוחקים אותם. כאשר תיבת המייל שלנו נקייה אנו נענה מהר יותר ויעיל יותר
  4. מיינו מיילים ידנית לתיקיות, אל תעשו חוקים אוטומטיים. כך תוודאו שכל משימה שבוצעה נכנסת לתיקייה או נמחקת
  5. אל תעשו תיקיות לפי שמות של אנשים (תמיד אפשר לבצע חיפוש לפי שם במייל)
  6. במידה וישנם שולחים חשובים, ניתן לסמנם בצבע מיוחד (עדיף לא יותר מ1-2 מכיוון שזה הופך למבלבל)
  7. אל תסגרו זמן ארוך ביומן למשימות גדולות. חלקו את המשימה לחלקים וסגרו משימה של לא יותר מ2-3 שעות למשימה

 

טיפים כלליים

  1. לכתוב הכל דיגיטאלית. אם כתבתם במחברת, מומלץ להעביר לעצמכם במייל. האם זה לא כתוב ומתויק ייקח לכם הרבה זמן למצוא את זה אחר כך. נושאים לדוגמא:
    1. סיכומי ישיבות
    2. הערות
    3. בקשות
    4. הבטחות – אם הבטחתם משהו, באותו הרגע שלחו לעצמכם מייל עם כותרת של המשימה. זה לוקח שנייה ומונע "שיכחה"
    5. וכו'
  2. שיטת הקרמבו – מי שאוהב את הביסקוויט בקרמבו אוכל אותו בסוף. בשעות העירנות עושים קודם כל את מה שפחות אוהבים. בשעות שבהן אנו פחות מרוכזים עושים את מה שאנחנו אוהבים, כך נוכל להישאר מרוכזים
  3. תרגיל המיקרוגל – מה אתם יכולים להספיק לעשות בזמן שאתם מחממים אוכל במיקרו? שילוב משימות. אם יש משימה שדורשת המתנה בין פעולה לפעולה אפשר להכין מראש מספר משימות קטנות שניתן לבצע תוך כדי כגון: מענה למיילים, הכנת הצעת מחיר, הכנת משימות ביומן ליום למחרת וכו'
  4. אם אתם דוחים משימה יותר מפעמיים, חישבו האם מדובר במשימה חשובה או לא ושבצו אותה בהתאם

 

כיצד מטפלים בשודדי הזמן האבוד

  1. לקוחות – ישנם סוגים שונים ורבים של לקוחות בעולם ניהול הזמן, אך כאשר אנו רוצים לחסוך בזמן, חשוב שנבחן ונאתר קודם את הלקוחות אשר דורשים מאיתנו זמן רב ונותנים תמורה מועטה. חשוב לא לבלבל תמורה מועטה עם כסף, למרות שזה נכון בחלק גדול מהמקרים. לפעמים ישנם לקוחות שאינם משלמים הרבה, אך מביאים לנו הרבה לקוחות אחרים, מוניטין טוב, קשרים וכו'. ברגע שזיהינו לקוח מסוג זה מומלץ לנקוט באחת השיטות הבאות (להתאים לפי הסיטואציה):
    1. הצבת גבול ברור ללקוח של מה מותר ומה אסור במסגרת יחסי עסק/עובד-לקוח
    2. שינוי חוזה עבודה – לרוב יתבצע עבור לקוחות עתידיים בכדי למנוע מקרים דומים
    3. גביית תעריף נוסף עבור "שירותי אקסטרה"
    4. ניסיון ל"חינוך" הלקוח – לדוגמא: שלח לי את זה במייל ואתן לך תשובה עד מחר
    5. תהליך פרידה חד-צדדי מהלקוח (רק במידה ואינו רווחי ברמה מספקת ושורף לנו הכנסה אחרת)
  1. נסיעות ארוכות – במקרים רבים אנו מוצאים את עצמנו בנסיעות ארוכות אשר גוזלות מאיתנו זמן עבודה רב. להלן מספר דברים שניתן לעשות בכדי להיות אפקטיביים בזמן הנסיעה:
    1. במידה ויש לכם נסיעה מתוכננת – השאירו משימות שניתן לבצע בדרך. לדוגמא: אם נוהגים, ניתן להשאיר משימה של שיחות טלפון, אם נוסעים ברכבת אפשר להשאיר עבודה אדמינסטרטיבית
    2. האזנה לתכנים – בנהיגה וגם ברכבת ניתן להכין מראש תכנים להאזנה כגון: שיחות מכירה, הרצאות והדרכות שפיספסנו וכו'
    3. פגישה בדרכים – אם יש לכם נסיעה מתוכננת עם קולגה/עובד. ניתן לתכנן פגישת עבודה המותאמת למהלך הנסיעה
    4. מיילים – בנסיעות שבהן אנו לא נוהגים תמיד ניתן להשאיר מיילים לדרך
  2. פקקים וחנייה – עבור חלקנו שנוהגים להסתובב בדרכים, הגעה בזמן ומציאת חנייה בחלק מהערים בישראל היא משימה קשה עד בלתי אפשרית. להלן מספר טיפים שיכולים לעזור לכם לחסוך חלק ניכר מהזמן:
    1. במידה וזו הפגישה הראשונה שלכם ביום, צאו מוקדם מאוד והקדימו את הפקקים. תכננו משימות ביומן שיעסיקו אתכם בזמן שתשבו עם המחשב הנייד בבית קפה. כך תחסכו גם את הפקקים וגם תמצאו חנייה בסמוך למקום הפגישה
    2. לפעמים הרצון שלנו לדחוף עוד ועוד פגישות אינו חוסך לנו זמן, אלא להיפך, מבזבז לנו זמן. תכננו את הפגישות שלכם כך שהאחרונה תסתיים לפני או אחרי תחילת הפקקים
    3. סעו בשעות שאין בהן פקקים. אל תקבעו פגישה בתל אביב בשעה 08:00 (אלא אם אתם מתכננים להגיע עם רכבת)
  3. מיילים – בתפקידים שונים מקבלים כמות שונה של מיילים בחשיבות שונה. לעיתים אנו מקבלים מייל שלוקח שנייה לענות עליו, לפעמים כמה דקות ולפעמים מייל הוא משימה שיכולה לקחת חצי יום ואפילו יותר. בכל תפקיד החשיבות והזמינות הנדרשת למייל היא שונה. בסעיף זה אתן טיפים שניתן לשלב במרבית הסיטואציות והתפקידים שיאפשרו לכם חיסכון מירבי וניהול מקסימלי של הזמן שלכם:
    1. הפסיקו לבדוק כל מייל שנכנס – כאשר אנו במהלך ביצוע משימה, הקשב והריכוז שלנו נמצאים בתוך אותה משימה. לעיתים אנו נראה את ההתראה של אאוטלוק או ג'ימייל על מייל שנכנס ונתפתה לענות על המייל. ברגע שנעשה זאת, אנו לרוב נצא מריכוז ונצטרך ללמוד מחדש ולהיזכר בפרטי המשימה שביצענו לפני שענינו למייל
    2. הגדירו זמן ביומן שלכם שבו אתם עונים למיילים. אם הזמינות שלכם למייל חשובה – ניתן להגדיר פעמיים או שלוש ביומן זמנים שאותם אתם מקדישים למייל (כלל זה אינו תקף לאנשים שזמינותם במייל חייבת להיות מיידית כל הזמן)
  4. עובדים – כל עובד "תופס" משבצת זמן מסוימת עבור המנהל שלו. כך זה אמור להיות. כל מנהל אמור להקדיש כמות זמן מסוימת לכל עובד. הבעיה היא שעובדים מסוימים דורשים כמות זמן שונה לפי האופי האישי שלהם ודרישות התפקיד. היות ודרישות התפקיד ואופי העובדים הינם נתון משתנה, אתן מספר טיפים לניהול זמן עם עובדים. יש להתאים כל אחד מהטיפים לסיטואציה שלכם:
    1. הצבת גבולות – לעיתים עובדים "סוחטים" מכם זמן מיותר בשיחות אישיות/דברים שאינם רלוונטיים לעבודה. נכון שלפעמים לעובד יש בעיות ואנו רוצים (וגם צריכים) לספק לו אוזן קשבת, אך אי אפשר לנהל שעתיים ביום באופן קבוע שיחות אישיות על חיי הנישואים, הגן, המעון ומוצרים שהעובד רכש באיביי. במקרה כזה אין צורך תמיד לעשות שיחה אישית. אפשר פשוט להגיד שעמוסים ונמשיך את השיחה בפעם אחרת. אחרי מספר פעמים מרבית האנשים יבינו. אם לא, יש לקיים שיחה אישית ולהסביר את הנושא לעובד
    2. פגישות מקצועיות שמתארכות מעבר לצורך – במקרה שבו העובד מגיע לעיתים קרובות לפגישות עבודה כאשר הוא אינו מוכן או שלא ניסח נכון את תוכנית הפגישה, אנו נוטים "לשרוף" זמן יקר מאוד. שבו יחד עם העובד ולמדו אותו כיצד להגיע מוכן לישיבות וכיצד לנסח את טיעוניו ורעיונותיו בצורה יעילה

 

מתן שירות טוב יותר באמצעות ניהול זמן נכון במייל

  1. סדר מענה למיילים – לעיתים מענה מהיר וקצר למייל שרק הגיע יגרום לצד השני להרגיש שהוא מקבל שירות מעולה. מי ששלח לכם משימה ארוכה ומורכבת לא יצפה לתשובה מיידית
  2. בירור צרכים ומתן הנחיות ללא סימני שאלה –הכירו עד כמה שניתן את הנמען ושלחו מייל העונה על ציפיותיו. ככל שהמייל יהיה יותר בשפה שלו, כך הסיכוי שתחסכו זמן יקר בהתכתבויות מיותרות וקבלת תשובות לא רלוונטיות. נסו להשאיר רגשות מחוץ למייל. רוצים לדבר על רגשות? בשביל זה יש טלפון ושיחות פנים מול פנים
  3. מניעת התכתבות חוזרת במייל - שלחו מייל מסודר ומפורט. חישבו על כל הפעמים שבהם שלחתם או קיבלתם מייל שיצר התכתבויות נוספות או עבודה מיותרת בגלל הנחיות או כללים לא ברורים
  4. המנעו ממיילים לתפוצה המונית שדורשים מענה
  5. המנעו עד כמה שניתן מסימני פיסוק, ניסוח או חזרה על מילים שעשויים להתפרש כעוינות, לדוגמא: היית אמורה לשלוח לי את זה אתמול!

 

ניהול משימות לפי עיקרון פרטו 20-80

רבים מאיתנו מנהלים את זמננו במקומות לא נכונים ולא רווחיים. כאשר אין מספיק זמן, חשוב לנצל את הזמן שבידנו ליעילות מקסימלית ולבצע את המשימות הפרודקטיביות והרווחיות ביותר. בניהול זמן לפי מודל פרטו אנו מבינים כי 20% מהמשימות שאנו מבצעים מכניסות לנו 80% מהתועלת או מהרווח ולכן עלינו להתמקד באותן משימות אשר מביאות לנו את התמורה הטובה ביותר. בסעיף הבא תוכלו לראות כיצד ניתן לדעת מהן המשימות שהכי כדאי לנו לתעדף.

 

ניהול משימות בשיטת טבלת זמן-חשיבות

בכל מקרה של ריבוי משימות, מומלץ להכין טבלת זמן-חשיבות. בטבלה מטה, יש לרשום את כל המשימות שלכם. בכל משימה יש לדרג בין 1-10 דרגת חשיבות – עד כמה חשובה המשימה עבורכם (1 לא חשוב ו-10 חשוב מאוד) וזמן – כמה זמן במשוער בין 1-10 יקח לכם לבצע את המשימה (1-המון זמן ו-10 מעט זמן). כאשר תחברו את הסכום של החשיבות עם הזמן תקבלו בעמודת "תיעדוף" את הסדר לביצוע של המשימות שלכם. ציון גבוה יותר=תיעדוף גבוה יותר. לאחר קבלת התיעדוף תוכלו לרשום תאריך לביצוע ובאחריות מי ביצוע המשימה. המספרים בטבלה לצורך הדגמה בלבד.

   

B+C לשיפור זמינות ושירות

כאשר אנו מבצעים משימות רבות במהלך היום אנו עשויים שלא לשים להשפעה של ניהול המשימות על העובדיםשלנו וממשקי העבודה. עיקרון B+C מאפשר לנו לנהל סביבת עבודה יעילה ולשפר את השירות שלנו בסביבת העבודה. לצורך הדוגמא נניח שיש לנו 3 משימות: A – 5 שעות, B – 15 דקות, - 45 דקות. המשימות נכנסו אלינו לפי סדר האותיות, כלומר A הראשונה, B השנייה וC השלישית. האדם שביקש מאיתנו את משימה A, מודע ככל הנראה לכך שהמשימה שלו לוקחת זמן רב ולכן לא יצפה לקבל אותה באותו היום. לעומתו מי שביקש מאיתנו את משימה B יודע שזו לא משימה ארוכה, אך הוא מבין שיש עוד משימות בתור. אם נחליט לבצע קודם כל את משימה B, האדם שיקבל את המשימה צפוי שיהיה מאוד מרוצה מהשירות, מכיוון שהוא בוצע מאוד מהר לA זה לא יהיה מורגש, מכיוון שהוא אינו מצפה לכך ועיכוב של 15 דקות אינו צפוי להיות מורגש עבורו. ניתן לבצע את משימות B+C לפני משימה A וכך B וגם C יהיו מרוצים ממהירות השירות, בעוד שעבור A הפער יהיה זניח והוא יקבל שירות במהירות המשוערת.

 

לסיכום

באמצעות ניהול נכון של הזמן והמשימות שלכם תוכלו לנהל ארגון ועסק יעילים יותר, אפקטיביים יותר ורווחיים יותר. שיטת "הקרמבו" נוסתה בהצלחה במספר רב של ארגונים ועסקים וחסכה עשרות אלפי שעות עבודה.

לשאלות והזמנת הרצאה בניהול זמן לחצו עלי 

 

מאמרים נוספים בנושאי ניהול ומשאבי אנוש

טיפים ומאמרים בנושא ניהול ומשאבי אנוש

רעיונות יצירתיים לניהול ישיבת צוות

בניית תהליך הכשרה לעובד חדש

כיצד לשפר תהליכים ולהגדיל תפוקות בארגון

ראיון עבודה מקצועי

 

אולי יעניין אותך גם:
FB