052-4423268
לייעוץ חייגו או השאירו פרטים

 

 

16 טיפים להעברת פרזנטציה מנצחת בכל תחום

»
»
»
16 טיפים להעברת פרזנטציה מנצחת בכל תחום

מנחים מנוסים? נדרשתם להכין מצגת בפעם ראשונה? הטיפים שמופיעים בהמשך המאמר יכולים לעזור לכל אחד להיות מדריך טוב יותר

פרזנטציה

המוען, הנמען ומה שבינהם

אני תמיד מעדיף להתרכז בטיפים שנותנים תכל'ס ופחות להתעמק בתיאוריות, אך אין מודל שמסביר טוב יותר את הסיטואציה התקשורתית בהדרכה מאשר מודל פיסק. המודל מראה כי בתהליך התקשורת בין מוען לנמען לשניהם קיימת אחריות בקבלת המסר. לעיתים רבות ישנם הבדלים רבים בין זהות המסר היוצא לזהות המסר הנכנס (הנקלט). ההבדלים הללו יכולים להיות הבדלים תרבותיים, סביבתיים, אישיים וכו'. כאשר אנו מעבירים פרזנטציה מול קהל חשוב מאוד לזכור כי המודל נהיה הרבה יותר מסובך. המסר שלנו עובר למספר רב של נמענים שכל אחד מגיע מתרבות שונה, סביבה אחרת, משפחה אחרת, ארגון אחר וכו'. היות ולעולם אין אפשרות להעביר מסר שיקבל את אותה הפרשנות אצל כל הנמענים, חשוב מאוד לוודא שהמסר שלנו ברור, חד ומובן עד כמה שניתן למרבית האנשים שיושבים בהדרכה. אם אתם חושבים שמסר כזה או אחר עשוי להעליב, לפגוע, לייצר רושם לא נכון בסבירות גבוהה אצל חלק מהנוכחים, אני ממליץ שלא להעבירו כלשונו, או שלא להעבירו בכלל.

 

16 טיפים להעברת פרזנטציה מצוינת

  1. ייחודיות – אל תהיו כמו כולם. אם אתם רוצים שהקהל יקשיב לכם הוא חייב להתעניין לא רק בהדרכה עצמה, אלא גם בכם כבני אדם. אל תפחדו לעשות משהו לא שגרתי. ראיתי אנשים שמציעים למשתתפים לגלח את ראשם במהלך הדרכה, ראיתי כאלו שמבצעים משחק או תרגיל מעניין וגם כאלו שמשתפים את הקהל בצורה ייחודית. אין נכון ולא נכון במקרים מסוג זה. לפעמים הדברים המוזרים ביותר הם אלו שעובדים. למי שמתעניין בהדרכה ייחודית ניתן לצפות בגארי יורובפסקי ביוטיוב כדוגמא. למרות שאינני מסכים עם כל המסרים שלו (אבל כן עם חלקם), יש בסגנון ההדרכה שלו ובדוגמאות הייחודיות שלו משהו שונה, כובש וייחודי, שגרם למיליונים ברחבי העולם לצפות בהרצאות שלו
  2. תשוקה – אי אפשר להעביר הדרכה טובה מבלי שהמדריך עצמו יראה תשוקה לנושא ולמקצוע. התלהבות היא מדבקת. ברגע שהמדריך יראה התהלבות כלפי הנושא, מרבית הסיכויים הם שגם הקהל או לפחות חלקו יידבק בהתלהבות
  3. טונציהבמאמר נפרד בנושא טונציה הסברתי על החשיבות העצומה של שינוי ה"פיק" במהלך השיחה או ההדרכה כחלק חשוב מתהליך שכנוע. החשיבות של הטונציה בהדרכה חשובה מאוד להקשבה, יצירת עניין והגברת ההתלהבות בהדרכה. חשוב מאוד להתאמן על מילים שצריך להגיד בהדגשה, בווליום נמוך יותר, גבוה יותר וכו'
  4. תחילת המצגת היא הכי חשובה – אין כמו רושם ראשוני. כפי שאנו מקטלגים אדם שרק הכרנו בדקה-שתיים הראשונות של ההיכרות, כך גם עושים המודרכים בפרזנטציה. במידה ותתחילו את המצגת בהתלהבות, אנרגיה, דוגמא או משחק מעניין, הקשב בהדרכה ורמת העניין תהיה גבוהה הרבה יותר
  5. KISS – Keep it short and simple. יכולת הקשב שלנו מוגבלת. בייחוד של דור ה-Y. המנעו מחזרות מיותרות. דוגמאות ארוכות מדי, נושאים טכניים (בהדרכה שאינה טכנית) וכל דבר אחר שעשוי לגרום לחלוקת קשב אצל המודרכים
  6. תנו גם לאחרים – אם אתם רוצים לייצר קשב לאורך זמן חשוב לשתף את המודרכים בחוויה – לשאול שאלות, לקיים הצבעה, דיון, סימולציות, משחקים וכו'. כך תרוויחו גם מעורבות, קליטה ויישום מהירים יותר בסיום ההדרכה וחוויה טובה יותר של המשתתפים
  7. הגיע הזמן לזוז – אל תעמדו קרוב למקרן או ללוח כאילו חייכם תלויים בהם. זוזו! התקרבו לקהל, דברו עם הידיים, לכו לקדמת הכיתה ואחורה, עברו מן הלוח למקרן וכו'. חשוב לא להגזים ולהפוך את התזוזה להיפראקטיביות שתגרום לקהל להתמקד בכם במקום בתוכן. כל דבר במידה
  8. מבטים – הסתכלו לכיוון הקהל עד כמה שניתן. אל תמקדו את המבט שלכם רק על מודרך אחד או שניים. הקפידו להביט על כולם באופן שווה עד כמה שניתן. שימו לב שאינכם עוברים מאחד לשני במהירות שגורמת לחוסר ריכוז בכיתה. עשו זאת בעדינות כל כמה דקות
  9. שאלות ותשובות – מדריכים רבים מבקשים מהקהל לשאול שאלות רק בסוף בכדי לא להפריע במהלך ההדרכה. אני פחות מתחבר לגישה הזו מכיוון שהיא מייצרת ריחוק וגם שכחה. במקרים רבים שוכחים מה רצינו לשאול וגם "איבדנו" את הרגע שבו זה היה רלוונטי. תנו לקהל לשאול שאלות, אך חשוב שזה יהיה במידה. אסור שההדרכה תהפוך לשאלה ותשובה, אלא אם זו המטרה שלכם
  10. מקצועיות ואדיבות – הגיעו להדרכה מוכנים. אם אתם משתמשים בפתקים או דפים לזכירת החומר זה אומר שלא הגעתם מוכנים. התכוננו לפני ההדרכה, העבירו אותה לבד או מול בן זוג, חבר או משפחה. עשו זאת מספר פעמים עד שתכירו את החומר ואת ההדרכה על בוריה. אי אפשר לזכור את כל החומר ולענות על כל שאלה מהקהל, אך בהחלט אפשר לכסות את הרוב. הקפידו להיות אדיבים ושירותיים במהלך ההדרכה כך שנוצר חיבור שמאפשר לקהל להשתתף ולשתף
  11. המדריך הוא בעל הידע – אם אתם מקריאים מהמצגת את כל ההדרכה או מרביתה, אז מדוע צריך אתכם? המצגת היא כלי עבור המדריך והמודרכים שנותנים נקודות עיקריות שאותם מסביר המדריך
  12. אל תעמיסו בשקפים – כתבו בפונטים גדולים ובכתב גדול ואל תכניסו יותר מדי מידע לשקף. כפי שרשמתי בסעיף 11 – אתם בעלי הידע והמצגת היא כלי עזר. עד לאיזה גבול אפשר להעמיס? אין תשובה מדויקת לסעיף הזה וכל מקרה לגופו. אם אתם לא בטוחים, הראו את השקף שלכם למספר אנשים ולרוב תקבלו תשובה דומה ממרביתם
  13. אל תאחרו – הקפידו להגיע כמה דקות לפני, בדקו שהרמקולים עובדים, המצגת תקינה והכל עובד כראוי
  14. מטאפורות, סיפורים ודוגמאות – אנשים אוהבים סיפורים ודוגמאות. בנו לעצמכם מאגר של סיפורים ומטאפורות והשתמשו בו בפרזנטציות שלכם
  15. סיכום התכנים – מומלץ לסכם בכמה מילים את התובנות העיקריות של ההדרכה ועם מה יוצאים לדרך מחר בבוקר. מרבית האנשים אוהבים כלים פרקטיים שניתן להשתמש בהם
  16. קשר מתמשך – הציעו לקהל לשאול שאלות בסיום ההדרכה ועודדו אותם לגשת אליכם באופן אישי. אני ממליץ לתת את המייל, כתובת האתר, פייסבוק, טלפון או כל דבר אחר שיאפשר לכם להיות נגישים לקהל גם בסיום ההדרכה

 

לסיכום

הטיפים במאמר זה נכתבו לאחר למעלה מ-10 שנים שבהם אני מדריך בקבוצות וקהלי יעד רבים. הטיפים הללו עזרו לי מאוד ויעזרו גם לכם ביישום נכון. כאשר אנו מציגים בפני קהל חשוב להגיע מוכנים. כאשר נבנה את התכנים, הדוגמאות והמצגת ונעבור עליהם מראש ההדרכה עשויה להיות מוצלחת בהרבה.

 

על הכותב

רועי ברק הוא בוגר תואר שני במנהל עסקים, מנחה ויועץ בתחום המכירות והניהול. רועי הנחה מאות סדנאות ועבד בארגונים המובילים בישראל דוגמת סלקום ונטוויז'ן.

 

לייעוץ ללא התחייבות בנושא הדרכת מכירות וניהול לחצו כאן

 

מאמרים נוספים בנושאי ניהול ומשאבי אנוש

טיפים ומאמרים בנושא ניהול ומשאבי אנוש

רעיונות יצירתיים לניהול ישיבת צוות

בניית תהליך הכשרה לעובד חדש

כיצד לשפר תהליכים ולהגדיל תפוקות בארגון

ראיון עבודה מקצועי

 

אולי יעניין אותך גם:
FB