052-4423268
לייעוץ חייגו או השאירו פרטים

 

 

ניהול זמן נכון - לעבוד פחות קשה ולעשות הרבה יותר

»
»
»
ניהול זמן נכון - לעבוד פחות קשה ולעשות הרבה יותר

לחץ ועומס בעסק הם דבר שבשגרה. הרי, מי אינו רוצה כמות פניות גדולה באתר שלו, טלפונים בלתי פוסקים מלקוחות, ניהול פרויקטים חדשים, משימות חדשות ואפיקי רווח נוספים לעסק

ניהול זמן

הלוואי שלכל עסק היו קיימות הבעיות שרשמתי מעלה, אך בפועל זה לא תמיד כך. לעיתים רבות אנו נקלעים ללחץ עקב ניהול זמן וניהול משימות לא נכון. סיטואציה כזו יכולה לקרות גם בעסקים מצליחים ולפגוע ברווחיותם. סיטואציה זו מוכרת היטב גם בעסקים בהקמה או עסקים שלא מתרוממים ומונעת מהם להתפתח לעסקים רווחים.

 

הפתרון – ניהול זמן נכון

בעולם הניהול העסקי אנו נתקלים במספר רב של משימות ותהליכים שיש לבצעם יחד. לדוגמא: עבודה עם מערכת CRM או תוכנה לניהול העסק (ניהול לקוחות וניהול מלאי), ניהול פרויקטים, ניהול קונפליקטים, תוכנת הנהלת חשבונות (כגון חשבשבת), ניהול צוות עובדים, ניהול מכירות ושירות, ניהול ותחזוקה של אתר האינטרנט, שיווק העסק, ניהול תקציב, ניהול סיכונים, ניהול משימות וכו'. כאשר עובדים בצורה לא נכונה ולא מנהלים את הזמן והמשימות העסק נפגע. לכן, מומלץ לכל בעל עסק ולכל ארגון לעבור סדנה שתלמד אותו כיצד לבצע ניהול זמן נכון, לתכנן את זמן העבודה ולנהל את הפרויקטים שלו בצורה מאורגנת ומסודרת.

 

5 טיפים לניהול זמן נכון

על מנת לייעל את זמן העבודה שלכם ולמקסם את יום העבודה, הכנתי רשימה של 5 טיפים שיוכלו לעזור לכם בביצוע המשימה:

  1. נהלו את היומן שלכם – בניהול זמן נכון היומן תמיד מלא. גם כשאין לכם פגישות, חשוב שתקבעו לעצמכם סדר יום קבוע. חשוב להגדיר ולתעדף משימות שונות ביומן. במידה וחלק מהמשימות חוזרות על בסיס שבועי\יומי\חודשי, ניתן להוסיף אותן באופן קבוע ליומן. בכל יום עבודה, הדבר הראשון הוא לפתוח יומן, לראות את המשימות שלי ליום העבודה ולשבץ משימות שממתינות לעבודה
  2. תעדוף משימות – לא כל משימה שווה בחשיבותה ובזמן הביצוע שלה. חשוב לבחון את המשימות שלכם לפי שיטת פארטו (20-80) ולהחליט מה חשוב יותר ומה חשוב פחות, איזו משימה תביא יותר רווח לעסק ואיזו משימה ניתן לדחות
  3. תרשמו הכל – כל אחד נולד עם יכולת זכרו ברמה מסוימת, זכרון ניתן לשפר על ידי אימון וניסיון. ובכל זאת, אף אחד לא זוכר הכל ולכן יש לרשום כל פיסת מידע. לעיתים, גם מידע שחשבנו כי אינו שימושי מסתבר כחסר ברגעים מסוימים
  4. סנכרנו את היומן והמייל שלכם בעסק עם הטלפון הנייד – בעידן של היום, על מנת להצליח חשוב להיות זמינים בכל מקום ומכל מקום. נכון שכאשר אנו בפגישה איננו מעוניינים שתהיינה הסחות דעת וגם אנו היינו רוצים שיכבדו אותנו ולא יסמסו וישלחו מיילים, אך זו לא כוונת המשורר. בכל פגישה יש המתנה לפגישה, הפסקות, רגעים שבהם הולכים להכין קפה או לעשן. ברגעים הללו ממש תוכלו להרוויח לקוח פוטנציאלי שבמידה והייתם ממתינים לסוף הפגישה, היה סוגר בחברה אחרת. תוכלו להציל לקוח שאינו מרוצה מהשירות ומענה מהיר היה מספק את צרכיו וכו'. שימו לב שברגעים הללו אינכם נמצאים בפגישה ועושים זאת בזמנים מתים. ובכלל, כולנו צריכים הפסקות להתרעננות על מנת לתפקד בצורה יעילה, אך לפני שאתם יוצאים להפסקה ארוכה במהלך יום עיון או סדנה, חשוב שתשאלו את עצמכם את השאלות הבאות: אם הייתי בעסק הייתי לוקח הפסקה כזו ארוכה? האם אני לא מרוכז ולכן זקוק למנוחה? אם כן, אז קחו אותה. האם ההפסקה עוזרת לי להתחבר לאנשים שיכולים לקדם אותי? אם כן ייתכן שזה בהחלט שווה את הזמן שלכם
  5. שיטת הפירמידה לניהול זמן נכון – את שיטת הפירמידה בניתי במהלך עשור מחיי שבו צדקתי וטעיתי פעמים רבות בצורה שבה ניהלתי את הזמן והמשימות שלי. מטרת השיטה הינה לנהל ולסדר את לוז העבודה והמשימות של כל אדם בכל תפקיד ובכל צורת עבודה. השיטה פשוטה וקלה ליישום ואינה מצריכה ידע קודם. שיטת הפירמידה מבצעת תכנון זמן ואינטגרציה בין היומן, הלקוחות, ניהול הפרויקטים, תיבת המייל שלכם, ניהול העובדים, ניהול שוטף של העסק, תוכנת ניהול לקוחות וכל נושא אחר המצריך ניהול זמן. את שיטת הפירמידה אני מלמד במסגרת סדנאות מנהלים או כסדנה נפרדת לכל ארגון ועסק

 

5 הטעויות הנפוצות בניהול זמן

בחיי הפרטיים וגם כמאמן אני תמיד מאמין בהעברת מסרים ובגישה חיובית. ולמרות זאת, החלטתי לכתוב פרק על הטעויות העיקריות שנעשות בניהול זמן. כולנו יודעים כי טעויות=זמן, טעויות=כסף ואם ניתן למנוע אותן די בקלות, אשמח לתרום מניסיוני על מנת שלא יקרו בעסק שלך:

  1. "אין בעיה אני זוכר" – בניהול משימות וקונפליקטים מרובים במהלך יום העבודה, לעיתים נזרקת בקשה או מילה, שולית או חשובה, זה נראה כי אין סיכוי לשכוח ומתישהו במהלך היום נזכר ונבצע. הבעיה היא שלאחר שזה קורה נזרקים עוד 5 או 10 דברים לאוויר ובסוף משהו תמיד מתפספס. כל דבר שצריך לבצע הוא משימה ויש להתייחס אליו ככזה
  2. אני לא מוכן שיהיה לי מייל או יומן עבודה בטלפון – למי שאין לא יכול לבחור להשתמש בגלל שזה לא מוגדר. דווקא מתי שתצטרך את היומן הוא לא יהיה לרשותך. תמיד ניתן להגדיר ולהחליט שמשתמשים במקרים ספציפיים. אין זה אומר שאתה מוותר על משפחתך או על זמנך הפנוי
  3. המשימה לוקחת מעבר לזמן שתכננתי – ישנם כאלו שיסיימו את המשימה ויהי מה, כאשר אחרים יפסיקו ויעברו למשימה הבאה באופן אוטומטי מכיוון ש"נגמר הזמן". אסור לעבוד באוטומט. יש לעצור למספר דקות ולהעריך כמה זמן נותר להשלמת המשימה, האם משימות אחרות יכולות להמתין ומה אני מרוויח או מפסיד מהשלמת המשימה. רק אז נקבל החלטה מושכלת לגבי המשך עבודה
  4. חוסר תכנון – במקרים רבים, מרוב עומס אנו מקבלים משימה ומתחילים מיד לעבוד. לאחר זמן ממושך מגלים כי עשינו טעות וחוזרים אחורה או אפילו להתחלה. לטווח הארוך תמיד חוסכים זמן כאשר מתכננים
  5. אין לי זמן לעבור על היומן, יש מלא עבודה – אם לא תעברו על היומן שלכם בכל יום, ואפילו מספר פעמים ביום, לא רק שלא תחסכו זמן, אלא תפסידו זמן. לפני מספר שנים, אחד המנהלים שחנכתי ניהל יומן והכניס אליו משימות, אך לא טרח לעדכנו או לבחון את יעילות המשימות שרשם. כתוצאה מכך היה מבצע חניכות באופן קבוע לעובדים שלו במשך שעתיים בכל יום. לאחר תהליך חשיבה משותף עמי, הבין כי ביצוע תהליך חניכה של שעתיים בכל יום אינו אפקטיבי ומלמד. המנהל שינה את היומן שלו, כך שיבצע חניכה שעה וחצי 3 פעמים בשבוע. באמצעות שינוי היומן, המנהל חסך קרוב ליום עבודה שלם בשבוע, כאשר אפקטיביות העבודה שלו לא נפגעה

 

מאמרים נוספים בנושאי ניהול ומשאבי אנוש

טיפים ומאמרים בנושא ניהול ומשאבי אנוש

רעיונות יצירתיים לניהול ישיבת צוות

בניית תהליך הכשרה לעובד חדש

ראיון עבודה מקצועי

ניהול זמן בשיטת הקרמבו

אולי יעניין אותך גם:
FB