052-4423268
לייעוץ חייגו או השאירו פרטים

 

 

כיצד לבצע ראיון עבודה מוצלח - טיפים ומבנה נכון

»
»
»
כיצד לבצע ראיון עבודה מוצלח - טיפים ומבנה נכון

זה קרה לכל מי מאיתנו שביצע ראיון עבודה אחד לפחות בחייו. המועמד עושה רושם רציני, שאפתן, מקצועי ואמין. חודש אחרי תחילת העבודה אנו מגלים שכל קשר בין הדמות שהוא שיחק בראיון לבין הפרסונה האמיתית הינה מקרית לחלוטין. אז איך נמנעים ממקרים כאלו וכיצד לבצע ראיון בשיטה ההתנהגותית מצבית

ראיון עבודה

האם חשוב לבצע ראיון עבודה מקצועי? כיצד לכתוב שאלות למראיין בראיון עבודה

פעמים רבות נשאלתי על ידי עובדים, לקוחות וקולגות מדוע כל כך חשוב לבצע ראיון עבודה כראוי. הרי אף אחד מאיתנו לא מאבחן במדויק. כולנו טועים וכולנו לוקחים לפעמים עובדים שאינם מתאימים לארגון או לתפקיד. אז מדוע לטרוח? התשובה לכך היא פשוטה מאוד. כולנו טועים, אבל חלקנו טועים פחות מאחרים. כאשר לומדים לראיין ולאבחן באופן מקצועי טועים פחות ומקבלים בסבירות גבוהה יותר מועמדים איכותיים באופן משמעותי. עד כמה זה חשוב? נפוליאון אמר שהצבא צועד על קיבתו ומרבית המנכ"לים המוערכים בעולם אומרים שהארגון צועד קדימה כאשר יש לו עובדים טובים ואיכותיים. חשיבותו של תהליך האבחון והשאלות למראיין שנכתבות על ידי משאבי אנוש או על ידי המנהל המראיין עצמו הן אלו שבין היתר\ יכריעו לגבי תהליך קבלת המועמד לעבודה.

 

לחצו כאן לבחינה של 2 דקות על יכולות הניהול שלכם 

מראייני הפריסטייל מול מראייני התבנית

כולנו נתקלנו במראיין פריסטייל אחד או שניים בחיינו. אלו שאינם עובדים עם דף או עם סט של שאלות מוכנות. לרוב הם סרבנים גדולים של התבנית והיכולת שלהם להרגיש ולחוש את המועמד תקבע האם הוא יתקבל או לא. כל ראיון שונה לחלוטין מאחיו. השאלות אינן חוזרות על עצמן ולפעמים גם לא ברור מה הוא שואל. אגב, למרות שישנן הרבה סוגיות בעייתיות כאשר עובדים בצורה כזו, ראיתי מראיינים כאלו שהם מצוינים. ומדוע הם היו כאלו? בדיוק מהסיבה שהם חוששים ממנה יותר מכל – המראיין לא היה תחושתי, הוא שאל שאלות רלוונטיות וקידם את הראיון לפי צרכי התפקיד. הסקת המסקנות שלו לא נבעה מתחושות אלא מחשיבה רציונלית וניתוח אנליטי מעמיק של תכונות המועמד, תשובתיו והתנהגותו. איך ראיון מאינטאיציה ותחושת בטן הוא ראיון רציונלי ותהליכי? פשוט מאוד, כי מה שאותם אנשים מכנים כתחושת בטן או אינטואיציה הוא תהליך אנליטי. כיצד זה אפשרי? אותה תחושת בטן או אינטואיציה עובדת בצורה כזו שכאשר אנו רואים התנהגות מסוימת, אנו חוזרים לעבר ומזהים דפוסים של התנהגות זהה, מחברים בין אותם דפוסים אצל אנשים וסיטואציות שנתקלנו בהן בעבר ומסיקים מסקנה סטטיסטית לחלוטין אשר צופה את ההתנהגות העתידית של המועמד. 

אם אותם מראיינים שמסתמכים על תחושה בעצם מבצעים תהליך חשיבה וניתוח אז היכן הבעיה? מדוע הם אינם מראיינים מספיק טובים? מכמה סיבות והעיקרית שבהן היא שהם מסיקים כיצד מישהו יתנהג בסיטואציות מורכבות בעבודה על סמך ההתנהגות שלו במצב לא טבעי שהוא ראיון עבודה. על הבעיתיות שביכולת הסקת המסקנות בצורה זו ארחיב בהמשך.

בהיפוך גמור למראייני הפריסטייל, אנשי התבנית אינם משאירים שום דבר למזל. השאלות מוכנות מראש. כל תשובה מעידה על תכונת אופי או התנהגות של המועמד ולא נשאר כמעט דבר שמועד לפרשנות. הכל ברור ואפשר לדעת הכל על המועמד לפני שמקבלים אותו לעבודה אומרים אנשי התבנית (וטועים). מי שמגיע לראיון עם כל השאלות מוכנות מראש ללא יכולת לזוז ימינה או שמאלה, הרי שגם כן נשארים חלקים של ידע שאיננו מקבלים בתהליך.

 

על ראיון HR ומשאבי אנוש ארוך, מייגע ומיותר

קרה לכם פעם שהייתם בתהליך גיוס בארגון שחיפש מועמד/ת לתפקיד חשוב מאוד וביצע תהליך ארוך מאוד. מרכז הערכה, מבחנים פסיכוטכניים, ראיון עם פסיכולוג, שלושה ראיונות עם מנהלים שונים בארגון, מבחן שפה, משימה אישית ועוד דברים רבים נוספים. ברצוני לשאול את מהנדסי התהליך שאלה אחת פשוטה: האם גם אתם הייתם רוצים לעבור תהליך מיון ארוך, מסורבל ומתיש? כנראה שלא. האם כח אדם איכותי באמת ימתין לכם עד לסיום התהליך? במקרים רבים לא. הוא פשוט ימצא עבודה במקום אחר ואתם תאלצו להתספק במועמדים אחרים (פחות מוכשרים) שלא מצליחים למצוא עבודה ולכן נשארים איתכם בתהליך. בהחלט חומר למחשבה. ואגב, מדוע אתם לא מודיעים למועמדים בזמן אם הוא התקבל או לא? מדוע צריך להמתין שבועיים או שלושה לתשובה? הייתי נוכח במאות תהליכי גיוס בחיי – אנחנו הרי לרוב יודעים את התשובה 5 דקות אחרי שהמועמד יצא מהדלת (ולפעמים גם לפני). אז למה לא להודיע לו?  האם זה היחס שאתם הייתם רוצים לקבל? האם אתם חושבים שימליץ על הארגון שלכם? 

אז איך מבצעים ראיון עומק נכון ומגייסים את המועמד מתאים?

קודם כל, צריך להכיר בעובדה שלא תמיד נצליח לגייס את המועמד הטוב ביותר. אף אחד בעולם אינו מסוגל לחזות ולצפות את ההתנהגות וההתאמה של המועמדים לתפקיד שאליו אנו מייעדים אותם. אז מה כן עושים? זוכרים שדיברנו על מראייני הפריסטייל מול מראייני התבנית? התשובה נמצאת איפשהו באמצע. בתחילת כל ראיון נציג את השם שלנו, הסבר על התפקיד בכמה מילים, הארגון או היחידה העסקית וכמובן נספר בכמה מילים על הצלחות של החברה על מנת לגרום למועמד לרצות ולעבוד אצלנו.

בתחילת השאלון נעבוד על טבלה מסודרת עם תכונות האופי שאנו מחפשים במועמד לתפקיד. יש להכין מספר שאלות כלליות עבור כל תכונה או איפיון שאנו מחפשים ולהמשיך את הראיון באופן ספונטני בכל נושא. אי אפשר לצפות מראש את כל התשובות של המועמד ואסור להכין את כל השאלות מראש. הרצף, קצב הראיון וסוג השאלות משתנה לפי תשובות המועמד וההתנהגות שלו במהלך הראיון. לדוגמא: אם מרואיין מדבר על מקום עבודה מסוים, נשאל אותו שאלות ספציפיות ורלוונטיות לאותו מקום עבודה. שאלה למועמד שבתפקידו הקודם עבד בהייטק הינה שונה ממועמד שעבד לפני כן במפעל (ולפעמים יכולה להיות דומה). התשובה עשויה להוביל אותנו לשאלות נוספות בנושא מקום העבודה, או לסירוגין להחליט שקיבלנו את האינפורמציה שהיינו צריכים.

בסיום הראיון נפרט על התפקיד קצת יותר לעומק כגון: שעות עבודה, הסעות, שכר (אם התקבלה החלטה להגיד בראיון) וכו'. נשאל את המועמד אם יש לו דבר נוסף שהוא מעוניין לשאול או להוסיף. לאחר מכן נודה למועמד שהגיע ונספר לו על המשך התהליך כולל לו"ז ברור ותאריכי יעד לקבלת תשובה חיובית או שלילית.

 

דוגמא של דף שאלון מנחה למראיין עם טיפים להכנת שאלות בראיון עבודה:

 

  

דף ראיון

שאלות לראיון עבודה טלפוני

איך לראיין אנשים בראיון טלפוני? אנו מעוניינים לבחון התאמה ראשונית של המועמד לתפקיד על מנת לבחון האם ניתן לזמנו להמשך תהליך וראיון פרונטאלי. המלצתי היא לעבוד עם צ'קליסט שבוחן את דרישות החובה המקצועיות של התפקיד, התאמה לשכר המוצע, ניסיון נדרש וזמינות לתפקיד לפי צרכי הארגון. ראיון טלפוני הוא לא ראיון אישיותי ואינו צריך לקחת יותר מ-10-15 דקות כתלות בתפקיד. בכל התפקידים ובדגש על בכירים חשוב מאוד לבצע הסבר מפורט על החברה והתפקיד שכן אולי המועמד מתאים לנו, אך מהצד שלו הוא אינו מעוניין להגיע לראיון. תיאום ציפיות מסודר בטלפון יכול לחסוך לחברה ולמנהלים עשרות שעות בחודש בראיונות עבודה לא רלוונטיים ואף לשפר את המיתוג של החברה בעיני המועמדים. 

 

איך לראיין נכון מועמד לפי טכניקת ראיון התנהגותי מבני (מצבי) Structural behavioural interview

בביצוע ראיון על פי הטכניקה אנו רוצים לשאול את עצמנו את השאלות הבאות:

  1. מה אנו בודקים על המועמד?
  2. מה אנו מעוניינים לשאול?
  3. כיצד אנו בוחרים את השאלות לראיון?
  4. האם אנו בודקים את הדברים שאנו אכן מעוניינים לבדוק?
  5. מהן המסקנות שאנו מסיקים מהתשובות והאם אלו המסקנות הנכונות?
  6. האם ההתנהגות של המועמד או מועמדת בראיון זהה להתנהגות שלהם בסיטאציות אמיתיות בעבודה - הטונציה, תנועות הגוף, לבוש, מוטיבציה, אנרגיה וכו'

על פי הטכניקה אנו אמורים להשוות בין מועמדים בצורה זהה, כלומר - לבדוק את אותם הדברים על כל המועמדים (לאו דווקא לשאול בדיוק את אותן השאלות, אך לעבוד עם אותו המבנה). להבין כי בפרופיל הגיוס אנו צריכים לבחון בדיוק מהן תכונות האופי שאנו מעוניינים שיהיו למועמד ולהגדיר סיטואציות מורכבות במקום העבודה. חשוב לא רק להגדיר את הסיטאוציות, אלא גם להגדיר כיצד אנו מצפים מהמועמד להתנהג בכל סיטואציה. בחירת השאלות לראיון תתבצע בהתאם לסיטואציות שאנו בוחרים וכאשר עובדים נכון עם הטכניקה, הסקת המסקנות לרוב הינה מדויקת ומתקבלת בדיוק בתשובה שמקבלים מהמועמד.

עקרונות השיטה

  • אנו נוטים לחזור על דפוסי התנהגות בסיטואציות דומות ולכן בראיון אנו נבחן סיוטאציות זהות ובמקומות עבודה קודמים או בהתנהלות אישית של המועמדים ומכך נוכל לגזור את ההתנהגות העתידית של המועמד בסיטואציות זהות במקום העבודה
  • בדיקה של סיטואציות ומקרים אמיתיים - לא התנהגות בדרך כלל, ללא תחושות או רגשות. יש לבקש מהמועמד לפרט על מקרה שקרה בעבר ולכוון אותו תוך כדי הראיון למקומות אשר מעניינים אותנו כמראיינים
  • הקו המנחה - כלומר הסיטואציות האישיות והמקצועיות יהיו זהות לכל המועמדים, אך כל מועמד מן הסתן יביא מקרים שונים ושאלות ההמשך שבהן נרצה להתעמק בדברים יהיו שונות בין מועמד למועמד, אך המסקנות שנסיק תמיד יכוונו למקום שבו אנו נבין כיצד מתנהג המועמד (וכל שאר המועמדים) באותה סיטואציה. כך לדוגמא: בסיטואציה שבה מועמד נתקל בבעיה שאינו מצליח לפתור באמצעות התהליכים הקיימים, מועמד אחד יכול לבדוק בגוגל, לשאול קולגות במשרד ואף להתקשר לקולגות מהעבר בעוד שמועמד אחר ימתין לקבלת תשובה מהמנהל שלו. אין כאן נכון או לא נכון, כל מנהל מעוניין בעובד שיתנהג אחרת בסיטואציה מסוג זה
  • המועמד הינו שונה בחיים האמיתיים מאשר ההתנהגות שלו בראיון שכן זו סיטואציה מלחיצה, לא טבעיות ולא מדמה את המציאות היומיומית בעבודה ולכן אנו נבדוק את התאמת המועמד לפי הסיטואציות שניתנו ולא על פי שפת הגוף והתחושה שאנו מקבלים בראיון עצמו. אגב, חשוב לא לפסול לחלוטין את התנהגות המועמד בראיון שכן במקרים מסוימים ישנה צורת התנהלות בוטה או לא מקובלת, אך חשוב להבין שזהו לא כלי אבחוני מהימן
  • שאלות שאסור לשאול בראיון עבודה - לא אוסרים ואין כלל על מה אסור לשאול בראיון עבודה, אך כפי שהסברתי בסעיפים הקודמים, ישנן שאלות בראיון עבודה שאינן מספקות ערך אבחוני רב. שאלות לדוגמא על רגשות, תחושות של המועמד, דעתו בנושאים מסוימים וכו'. בשאלות מסוג זה אנו מכוונים את המעומד בראיון בעבודה לתת אינפורמציה סובייקטיבית שאינה מאפשרת אבחון ברור בתהליך

מבנה ראיון

מניסיון העבר, אני מאמין שראיון איכותי מתחיל במבנה נכון ולא בתסריט מדויק. כל אחד יכול להגיד את הדברים במילים שלו, אך כן לעבוד לפי מבנה מסודר.

מבנה לדוגמא:

  1. פתיח אשר יכיל את הדברים הבאים:
    1. תודה שהגעת
    2. נעים להכיר אני XXX ותפקידי בחברה הוא YYY
    3. הסבר קצר על החברה
    4. הסבר קצר על המחלקה
    5. הסבר קצר על התפקיד
  2. כימיה - הפגת המתח ליצרת אוירה נעימה ופתוחה בשיחה - לדוגמא: לבקש מהמועמד לספר על עצמו ברמה האישית
  3. שאלות אישיות לפי סיטאציות
  4. שאלות מקצועיות לפי סיטואציות
  5. סיום הראיון - ביצוע הפעולות הבאות
    1. שאלה לגבי ציפיות השכר
    2. בחינת זמינות המועמד לתחילת עבודה
    3. הסבר קצר על תהליך ההכשרה לתפקיד
    4. פירוט לגבי המשך התהליך ומתי וכיצד אנו מחזירים תשובה
    5. מתן אפשרות למועמד לשאול שאלות או להוסיף פרטים חשובים 

לסיכום

ראיון עבודה מוצלח נובע מיכולת המרואיין לשאול את השאלות הנכונות ויותר חשוב מכך, לדעת לאבחן ולהתאים את תשובות המועמד לדרישות ואיפיון התפקיד. התאמה ברמה הגבוהה ביותר בתהליכי גיוס מגיעה בעבודה מגיעה משילוב של ראיון עבודה נכון ומותאם לתפקיד והמועמד, יחד עם ניסיון מצטבר של המראיין שיעזור לו לשאול את השאלות הנכונות ולאבחן את תשובות המועמד בצורה הנכונה ביותר.

 

על הכותב

רועי ברק הינו יועץ בכיר בתחום הגיוס לארגונים בעולמות הבכירים, השירות והמכירות. רועי שימש שנים רבות כמנהל תהליכי גיוס והכשרה בארגונים המובילים במשק.

 

ליעוץ וסדנאות בנושא גיוס עובדים לחצו כאן  

 

מאמרים ותכנים נוספים בנושא גיוס ומשאבי אנוש

טיפים ומאמרים

הטמעת נהלים ותהליכים בשיטת ניהול ממוקד

מציאה והתאמה של מקורות גיוס וסורסינג

טיפים מעולים לגיוס עובדים

כיצד לעבוד נכון עם חברות השמה

אולי יעניין אותך גם:
FB