052-4423268
רוצים לשאול אותנו שאלה? לייעוץ חייגו או השאירו פרטים

 

 

ניהול ושגרות עבודה מהבית

  1. דף הבית
  2. מרכז ידע ומאמרים
  3. משאבי אנוש, גיוס ופיתוח מנהלים
  4. ניהול ושגרות עבודה מהבית

עוד הרבה לפני המשבר הנוכחי, חברות רבות החליטו לייצר מדיניות של עבודה מהבית במספר רב של תחומים. מהם היתרונות והחסרונות של התהליך וכיצד ניתן לייצר את המקסימום כאשר מרבית כח האדם עובד מהבית

עבודה מהבית

עבודה מהבית - בעד ונגד

עוד לפני משבר הקורונה, היו הרבה ארגונים שעודדו עבודה מהבית בגלל סיבות רבות וכאלו שהתנגדו בצורה נחרצת למדיניות או שקיבלו אותה רק בכדי שעובדים לא יעזבו. אז מהן הסיבות בעד ונגד?

בעד:

  1. עלייה בתפוקה - משיחות רבות עם מנהלים וגם עובדים במגזרים מרובים, כאשר עובדים מהבית - אין הסחות של חברי צוות, מנהלים וישיבות. שעות העבודה נטו לביצוע העבודה גדלות משמעותית וגם היכולת להתרכז ללא הסחות דעת
  2. שיפור באיכות התוצר - חשוב להבדיל בין תפוקה לאיכות - ניתן להגדיל את התפוקה אך באיכות ירודה. בגלל היכולת להתרכז בצורה יותר אופטמלית, מעסיקים רבים מדווחים על איכות גבוהה יותר של תוצרי עבודה של עובדים מהבית
  3. שביעות רצון עובדים - זה ידוע שעובדים רבים שמחים ליום-יומיים בשבוע שבו אפשר להישאר בפיג'מה ולא לצאת למשרד. ארגונים רבים נתנו את זה כחלק מתנאי הבסיס שלהם, הרבה בעיקר התחרות הגדולה מאוד בשוק על עובדים בתחומי טכנולוגיה ושיווק דיגיטלי
  4. הגדלת ותק העובדים - מחקרים רבים מראים שעבודות אשר מאפשרות שילוב אופטימאלי בין חיי משפחה לעבודה - ותק העובדים בהן הוא משמעותית גבוה יותר. כאשר חוסכים לעובד הממוצע בין 30 דקות לשעתיים ביום נסיעות שבהן הוא יכול להגדיל את זמן הפנאי שלו, שביעות הרצון והאושר שלו גדלים וכך גם הרצון שלו להישאר במקום העבודה
  5. חיסכון בעלויות - משרדים, חשמל, אוכל, רווחה, ציוד מחשוב יקר וכו' - כל זה מצטמצם משמעותית כאשר עובדים מהבית. העלות עוברת לעובד שבמקרים רבים שמח לעבוד מהבית ולוותר על חלק מההטבות האלו בכדי לא להגיע למשרד

נגד:

  1. היעדר פיקוח - נכון שיש דוחות, נתונים, טלפון ושיחות וידאו - אבל מה לעשות זה פשוט לא אותו דבר. העובד יכול לא לעבוד חלק גדול מהזמן וקשה לפקח על זה. בוודאי בעבודות שבהן קשה יותר למדוד תפוקה
  2. אבטחת מידע - ניתן לספק לעובד מחשבים או חיבור מרחוק עם תנאי האבטחה של הארגון, אבל עדיין העובד נמצא בבית ואם באמת ירצה, יהיה לו קל יותר משמעותית להוציא החוצה חומרים רגישים
  3. גיבוש - מי מכם שחווה עבודה מול משרדים מרוחקים בארץ או בחו"ל יודע שנוצרים הרבה קונפליקטים בין אישיים ומקצועיים בגלל חוסר הכימיה האישית. המרחק לעיתים משפיע על חוסר הכימיה ופוגע בעבודה
  4. ירידה בתפוקה - בסעיפי ה"בעד" דיברתי על עלייה בתפוקה - אך זה לרוב אצל עובדים אחראיים. ישנם עובדים שינצלו את המצב ויעבדו פחות קשה ולכן התפוקה שלהם תרד
  5. הכשרת עובדים ופיתוח מקצועי - הרבה יותר קשה לעשות את זה מרחוק. אפשרי אך מורכב יותר

 

15 טיפים לעבודה יעילה מהבית והכשרה של עובדים

  1. שמירה על שגרה - אם העובדים שלכם עברו לעבוד מהבית, אין זה אומר שהשגרות הקיימות מבוטלות. הכינו לו"ז מסודר של שגרות הכולל ישיבות צוות, פ"ע אישי, מעבר על דוחות, בקרות על הקוד שכתבו, הדוחות שהכינו וכו'. מניסיון של מספר שנים בעבודה מול כפיפים ישירים בחו"ל - זה עובד לא פחות טוב מעבודה פרונטלית
  2. שיחות וידאו ושיתוף מסך - ישנן תוכנות רבות כמו זום, ANYDESK, Hangouts, סקייפ, ווטסאפ וכו' המאפשרות שיחות וידאו מרובות משתתפים, צילומי מסך, קבוצות צ'אט וכו'. הקפידו לקיים שיחות וידאו כדי לשמור על הגיבוש והקשר האישי
  3. בקרה - נצלו את תקופת העבודה מהבית בשביל לחדד את הקריטריונים לפיהם אתם מבקרים את העבודה של הכפיפים שלכם. גם למי שנותן חופש פעולה, מעולה, אך עדיין בקרה נדרשת מדי פעם. ולמי שאומר שאי אפשר לבקר תפקידים מסוימים להלן דוגמאות:
    1. מתכנתים - ישנן תוכנות רבות שבודקות עמידה ביעדי פרוייקט, כמות מילות קוד שנכתבו, בקרה על שגיאות בקוד וכו'
    2. גיוס - בדקו כמות ראיונות, הפניות ללקוחות, תיעוד מועמדים וכו'
    3. כותבי תוכן - כמות מאמרים שנכתבו, כמות מילים וכו'
    4. אנליסטים - יעדי אנליזה יומיים, כמות דוחות שנבנו וכו'
    5. שיווק דיגיטלי - יעדי אופטימיזציה, קניית מדיה, עלויות קמפיין, יעילות - הכל כאילו הם עובדים במשרד
  4. שיחות אישיות - הקפידו לקיים שיחות אישיות עם העובדים לשמר קשר אישי וגם תחושה שהכל מתנהל כשגרה
  5. ניהול פרוייקטים - ישנן תוכנות מעולות קיים לניהול פרוייקטים כמו אסאנה ומונדיי. חברות שיש להן הרבה עובדים מהבית - הגיע הזמן להפסיק להתנהל עם אקסל ולעבור לניהול פרוייקטים ברשת. בתור אחד שהעביר כמה חברות לניהול פרוייקטים בתוכנה, זה עושה שינוי משמעותית גם ביעילות, בבקרה ובביצועים
  6. נהלי עבודה - כיתבו נהלי עבודה ברורים לעבודה מהבית פרסמו אותם לעובדים ודאגו לבקר שמתנהלים לפיהם. הנהלים עוזרים לשמירה על השגרה וגם לייצור תחושה שהעבודה נשמרת כרגיל באופן יחסי
  7. סטטוסים - פגישות סטטוס קצרות של 5-10 דקות עם הצוות או ברמת עובד במהלך היום מאפשרות לנטר התקדמות, לבדוק האם יש בעיות ולשחרר משימות תקועות
  8. תקשורת בין חברי הצוות - עודדו את חברי הצוות לתקשר אחד עם השני בצ'אטים, שיחות וידאו ושיחות טלפון. חיזוק התקשורת, המקצועיות והגיבוש בין העובדים
  9. מצאו את ההבדלים - בתקופה שבה חובה לעבוד מהבית במקרים רבים, בצעו השוואה ובידקו מהם ההבדלים. ייתכן שגם לאחר המשבר יהיה שווה לשמר מדיניות של עבודה מהבית בחלק מהמקרים
  10. גיוס עובדים - במקרים רבים, התנסיתי באופן אישי בראיונות וידאו מרחוק. מודה שגם אני מעדיף לראיין פרונטאלי, אך באמצעות מספר כללים פשוטים ומספר ראיונות אני מעיד באופן אישי שזה הפך לזהה לחלוטין. הקפידו לבקש מהמרואיינים לעשות את השיחה עם אוזנייה ולא מהספיקר, לשמור על מרחק של מעל מטר בצילום כדי לתפוס את כל המועמד ולא רק את הרקע והעדיפו תמיד שימוש במחשב בשני הצדדים במידה ותבקשו להראות מסמך כלשהו או לבקש מהמועמד לבצע משהו במהלך הראיון. התכוננו כאילו מדובר בראיון רגיל, כי אכן מדובר בראיון רגיל
  11. הכשרה של עובד חדש - מה עושים כאשר צריך להכשיר עובד חדש מרחוק? מדובר בנושא מאוד חשוב שבהחלט ראוי למאמר משל עצמו, אך בכמה מילים - ברוב המקרים אין הבדל גדול. כמעט כל מה שנתו לעשות בפגישה פנים מול פנים ניתן לעשות בוידאו בשיתוף מסך. להלן כמה דברים שחשוב לבצע:
    1. הכינו מסמך חפיפה מסודר
    2. בדקו שלשני הצדדים יש תוכנה מסודרת לצ'אט שמאפשרת וידאו ושיתוף מסך
    3. מומלץ לעבוד עם 2 מסכים - אחד לראות את הצד השני והמסך השני לשיתוף תוכן מסך
    4. צריכים להאזין לשיחות או הרצאות וידאו? מעולה. האזינו להן יחד במסך המשותף כאילו אתם אחד ליד השני
    5. רוצים לראות איך הצד השני עובד ולעזור לו ללמוד את העבודה? מעולה - עם 2 מסכים - באחד רואים פיזית את העובד ובשני רואים את המסך שלו וכיצד הוא עובד. המשיכו לתקשר ותנו הערות. במוקדים טלפוניים יש תוכנות שמאפשרות באמצעות הנייד לתת הערות לנציג שרק הוא שומע והלקוח לא שומע (דוגמת VOICESPIN). ניתן גם לקחת את השיחה ולדבר עם הלקוח - ממש כאילו המנהל לידכם. האם זה אופטימלי? בהחלט לא אבל זה עובד 
  12. התלבשו כאילו אתם יוצאים לעבודה - אם אתם נראים כמו מיליון דולר, כנראה שגם תעבדו ככה. למי שקשה לשמור על שגרה - עשו בדיוק את אותם הדברים שאתם עושים לפני שאתם הולכים לעבודה, פשוט מבלי לצאת מהבית
  13. אל תעבדו מהמיטה - קל נורא לשבת עם הלפטופ במיטה וזה עובד לחלקינו. למי שקשה להכנס לריכוז - צאו מהמיטה, שבו על כיסא והכנסו למוד של עבודה
  14. קנו ציוד נוח - כיסא, שולחן כתיבה ואוירה נוחה משפיעה מאוד על החשק לעבוד. ודאו שאתם עובדים בסביבה שנוחה לכם
  15. פנקו את עצמכם מדי פעם - אתם בבית והפיתוי גדול. שימו לכם יעד שלאחריו תרשו לעצמכם הפסקה לראות חצי שעה סדרה בנטפליקס או סתם לגלוש באינטרנט. זה בסדר גמור, בסופו של דבר צריך לבצע את העבודה ולא למדוד שעות

 

לסיכום

עוד לפני הקורונה, נושא העבודה מהבית הינו חידה עדיין לא פתורה שיש לה יתרונות וחסרונות מכל צד. מקווה שבמאמר הנ"ל לקחתם מספר טיפים שיסייעו לכם בעבודה יעילה יותר מהבית.

 

על הכותב

רועי ברק הוא הבעלים של קבוצת ברק המספקת שירותי ייעוץ עסקי והדרכות בתחומי ההון האנושי, ניהול עובדים, מכירות ומוקדים טלפוניים.

 

רוצים לגייס עובדים לעבודה מהבית? לחצו כאן והכנסו לאתר חברת ההשמה שלנו RecruitX ונשמח לסייע

 

מאמרים נוספים בנושאי ניהול ומשאבי אנוש

אין הרצאות כאלו למנהלים

טיפים ומאמרים בנושא ניהול ומשאבי אנוש

ניהול זמן בשיטת הקרמבו

בניית תהליך הכשרה לעובד חדש

ראיון עבודה מקצועי

 

אולי יעניין אותך גם:
FB