העובדים שלנו צריכים הדרכה והכשרה אבל אנחנו מתקשים להבין את הצרכים ואו לבנות את הסדנה שתעשה את ההבדל. אם זה מה שאתם מרגישים או שאתם פשוט רוצים טיפים לבניית הדרכה, המאמר הזה הוא בשבילכם

באילו תחומים בונים סדנאות והדרכות הכשרה לעובדים?

בחצי משפט - בכל תחום. באופן אישי יצא לי להעביר מגוון סדנאות והדרכות בתחומי פיתוח מנהלים, מכירות, שירות, פיתוח עסקי וייעוץ לעסקים קטנים.

עבדתי בשיתוף פעולה עם חברות שמעבירות סדנאות בתחום המזון והקולינריה, מסעדנות, ניהול קמעונאות, פיננסים ועוד. כלומר, ניתן לבנות ולהתאים תהליך הכשרה לכל תחום.

שלבים לבניית סדנה מוצלחת

הבנת הבעיה/נושא/סיבה - נתקלתי לא פעם במדריכים שיש להם בעיה בנושא מסוים ומיד הם רצים לשולחן המצגות כדי להכין הדרכה. אם יש לכם בעיה במכירות, לא מכינים סדנה על מכירות. קודם מבינים למה אין מכירות, אולי הבעיה היא בכלל מוטיבציה וזה נושא לשיחות אישיות או ישיבת צוות ואין צורך בסדנה. רק לאחר שמבצעים מחקר מקיף ומבינים את הנושא האמיתי, אז ורק אז ניתן להתחיל לאפיין הדרכה
יעד/מטרה - לכל תהליך הדרכה חייב שיהיה ROI - החזר השקעה. הרי שאנו מוציאים עובדים משגרת העבודה שלהם, משלמים להם שכר על אותן שעות ובנוסף מפסידים את התפוקה שלהן באותן השעות. בעבר ניגשה אלי מנהלת משאבי אנוש ושאלה אותי כיצד מודדים ROI של סמינר בנושא הטרדה מינית, כי הרי אין כאן שום רווח או שיפור לטענתה. הסברתי לה שמעבר לכך שמדובר בנושא חשוב שחייבים לייצר עבורו מודעות וזוהי הסיבה הראשונה והחשובה ביותר, סמינרים מסוג זה אמורים להפחית התנהגות בלתי רצויה בארגון וגם את זה ניתן למדוד. בנוסף, הפסד התפוקה הוא גם של המתלוננת או המתלונן וגם של מנהלי משאבי האנוש והנהלת הארגון שצריכים לטפל בתלונה במקום לבצע עבודה נוספת. כלומר, אפשרי להציב יעד ומטה לכל סדנה. יעד יכול להיות שיפור במכירות, הפחתת לקוחות חוזרים, שיפור במדדי שירות, העלאת תפוקת ייצור, שיפור בשביעות הרצון ממקום העבודה, הגדלת כמות ואיכות הגיוסים וכו'
מבנה/אורך הסדנה - כתלות בעלויות נלוות וזמינות העובדים צריך להחליט מהו האורך הנכון. האם מדובר בהדרכה חד פעמית של שעה, 3 מפגשים של שעה וחצי וכו'. איך מחליטים? אין כלל אצבע, אך ככל שהנושא חשוב יותר ומורכב יותר, מן הסתם כמות המפגשים או אורך כל מפגש תשתנה בהתאם
כלי הדרכה - אחרי שהגדרנו את הנושא, היעד ואורך הסדנה, צריך לבחור כלי הדרכה. מרבית המדריכים ניגשים באופן דיפולטיבי לפאוור פויינט שזה כלי טוב, אך לא הכלי היחידי. ישנן מערכות הדרכה מעולות המדמות סיפורים וסימולציות כמו סטוריליין, ישנם כלי רבים להדרכות דרך הטלפון הסלולרי כמו Socrative, הדרכות OJT שמתבססות על הכשרה תוך כדי למידה בשטח ועוד סוגים רבים טובים. ניתן לשלב מספר סוגים יחד בהתאם לאורך ההדרכה ולצרכים שעולים. המודל של מע"מ - מדריך עומד מדבר, אינו פרקטי בחלק גדול מהמקרים ועבור דור ה-Y ודור ה-Z קשה מאוד להחזיק עירנות לזמן רב עבור הדרכה
כלי מדידה - אחרי שבחרנו יעדים וכלים צריך להבין כיצד נמדוד את ההצלחה - חשוב להגדיר דוחות מסודרים וכלים שאיתם נוכל לבקר התקדמות ולהפיק לקחים לסדנה הבאה
הטמעה בשטח - איך אנו לוקחים את הכלים שנלמדו ומבצעים הטמעה בשטח? צריך להבחין בין סדנאות חוויתיות שמטרתן לייצר חיבור לארגון ולהגדיל מוטיבציה לבין סדנאות פרקטיות. סדנה פרקטית המספקת כלים חייבת לבוא עם הטמעה בשטח, בין עם בהדרכות המשך, ליווי אישי ותהליכי בקרה. אפשר לדבר על תכני ההדרכה בישיבות הצוות, פגישות העבודה ואפשר לעשות גם פגישות אחד על אחד ממוקדות בתכני הסדנה. מה עושים? תלוי בכם ובמאמצי ההטמעה שלכם. המלצה שלי - אם כבר טרחתם, הכנתם סדנה ואתם מאמינים שהיא חשובה - לא תשקיעו מאמץ בלוודא שהתכנים מבוצעים?

איך מכינים את המצגות/תוכן להדרכה

בחלק הקודם הסברתי כיצד להתכונן להכנת הסדנה. כאן אסביר כיצד יוצקים תוכן לההדרכה:

הקדמת רציונאל - מדוע צריכים ללמוד את זה - זהו החלק שבו אתם משווקים את ההדרכה. הצגת בעיה, קייס סטאדי, איפה אפשר להיות ואיפה אנו היום וכו'. ביצוע נכון של החלק הזה יאפשר לכם לקבל קהל יעד נוח, מבין יותר וקשוב יותר
תוכן עניינים - לא חובה, אך מומלץ להסביר על הנושאים שיילמדו בהדרכה בסדר כרונולוגי שיאפשר הבנה של מה הולכים ללמוד. אם מדובר בסדרת מפגשים, הרי חשוב מאוד להסביר מה לומדים בכל מפגש ומהו הקשר בין המפגשים
מה מקבלים - גם שיווקי וגם חשוב להבנה. אני מאמין שצריכים לתת למודרכים את הטייטל של מה שהם הולכים לקבל במפגש כבר בהתחלה (כמובן שחשוב לא להגזים ולספק כלים אמיתיים). לדוגמא, בהדרכות ניהול הזמן שלי בשלב זה אני אומר: "במפגש הזה תקבלו כלים לניהול הזמן והמשימות שלכם בצורה כזו שלא תשכחו שום משימה ותדעו כיצד לתעדף את כל המשימות שלכם ליעילות ברמה גבוהה..."
תוכן הסדנה לפי סדר תוכן העניינים - מומלץ להמעיט בשקפים בעלי תוכן רב שכן המודרכים יודעים לקרוא. אם הכל רשום בשקף אז מדוע צריכים את המדריך? חשוב לספק ערך מוסף של ההדרכה, לבצע שימוש רב בדוגמאות, סימולציות, משחקים, חלוקה לזוגות וכו' כדי להשאיר את הקהל שלנו חי ועירני. ברור לי כי מדובר בחלק המורכב ביותר של ההדרכה, אך על מנת להסביר כיצד כותבים את התוכן עצמו הרי שלנושא כזה נדרש מאמר משל עצמו שאצרף בהמשך
תרגול - לימדתם כלים פרקטיים? תרגלו אותם כבר המהלך הסדנה על ידי משחקים, סימולציות וכו'. חשוב לתת משוב למשתתפים או לתת להם לספק משוב אחד לשני
חזרה על החומר - עברו על הנושאים העיקריים וודאו שהמשתתפים מכירים את העקרונות החשובים עבור כל נושא
מה עושים היום בערב - סיכום ההדרכה, איך מתחילים להשתמש בתכנים כבר היום - משימות לבית ו/או כלים לשימוש יומיומי

לסיכום

מאמר זה הוא קצה הקרחון בתחום של בניית סדנאות והדרכות, אך מספק כלים גם למדריכים וגם למתקדמים על תהליך לבניית סדנה או הדרכה שיכולה לסייע לכם בשיפור תוצאות ותפוקות בארגון שלכם.

על הכותב

רועי ברק הוא הבעלים של קבוצת ברק לעסקים וחברת ריקרוטיקס. משמש כיועץ עסקי בתחומי הניהול ומשאבי אנוש. בעברו עבד בתפקידים בכירים בישראל ובחו"ל בחברות מובילות בתחומי התקשורת והפיננסים.