052-4423268
לייעוץ חייגו או השאירו פרטים

 

 

תוכנית הכשרה ואימון לעובדים חדשים בשיטת ABC

»
»
»
תוכנית הכשרה ואימון לעובדים חדשים בשיטת ABC

מדוע החלטת לעזוב שואלת מנהלת משאבי אנוש את העובד שלא הספיק אפילו לסיים שבועיים של עבודה רצופה בחברה. החלטתי לעזוב כי התפקיד לא בשבילי משיב העובד. זוהי המציאות שרבים מאיתנו חווים במקום העבודה כאשר מתבצעת הכשרה לא מקצועית לעובד חדש. אז איך ניתן לבצע הכשרה נכונה לעובד חדש?

הכשרה לעובד חדש ABC

מחיר ההכשרה הלקויה - חוסר מוטיבציה, נטישה מוקדמת וביצוע לקוי של משימות

זה נראה לכולם ברור וטבעי שכאשר מגיע עובד חדש לחברה הוא צריך לעבור הכשרה ותהליך וולקאם לתפקיד החדש. כל כך ברור שבסקר פנימי שערכתי למנהלי משאבי אנוש שאיתם עבדתי 90% טוענים כי תהליך ההכשרה והקבלה של העובד לחברה לקויים. "אנו מרגישים לפעמים עובדי עצות בכל מה שנוגע להכשרת עובדים, המנהלים המקצועיים עושים הכל מהראש ללא תכנון ולא מקדישים בכלל מחשבה או מחשבה מועטה לתהליך" אמר לי סמנכ"ל משאבי אנוש באחת החברות.

מהשיחות שערכתי בניסיון להבין מה לא עובד בתהליך ההכשרה עלו הנושאים הבאים:

  1. אין שום דבר כתוב, כשהעובד מגיע יושבים איתו לפי מה שמתאפשר
  2. מנהלים כותבים תוכנית כלשהי, לא מפורטת ובפועל מרביתה לא רלוונטית או לא מקצועית
  3. גם כאשר ישנה תוכנית הכשרה מסודרת, לרוב היא לא מתבצעת בצורה טובה
  4. העובדים ממתינים שעות על גבי שעות בגלל עומסי עבודה ללא הכשרה וללא הסברים על מה נדרש מהם לעשות בינתיים - "אני מצפה מעובד חדש שייקח יוזמה וילמד לבד" אמר לי אחד המנהלים המקצועיים
  5. אין בדיקה או בקרה על הידע שהם לומדים והאם הם מסוגלים לעשות בפועל את מה שלמדו בתיאוריה
  6. הכשרות ממוקדות רק בשטח או רק בתיאוריה ללא שילוב בין השניים
  7. ההכשרה מסתיימת ולאחריה אין בקרה או מעקב על העבודה היומיומית של העובד

כלומר, אנו מבינים כי בפועל, גם בארגונים גדולים ומסודרים שבהם ישנה מחלקת הדרכה מסודרת וגוף משאבי אנוש מסודר, ישנם הרבה דברים שהולכים לאיבוד. כי הרי מחלקות ההדרכה ומשאבי אנוש אינם מומחים לרוב בכל המחלקות שאליהם הם מגייסים. אפילו HRBP שאמור להתמחות במחלקה מסוימת אינו יכול להיות מקצועי כמו המנהלים המקצועים וכתוצאה מכך לא יכול לכתוב תוכנית הכשרה לעובדים. אנו מבינים כי התוכנית וההטמעה צריכה להיות באחריותו של המנהל המקצועי, אך האם זה הדבר הנכון לעשות?

 

תוכנית הכשרה לעובדים חדשים וקיימים - מי אחראי?

אז לפני שנצלול לשיטת ABC להכשרת עובדים, חשוב שנבין את נושא האחריות להכשרת העובדים. בכל שיטת הכשרה, כולל בשיטת ABC חשוב להבין מיהו אותו גורם שדואג לביצוע תהליך ההכשרה והמעקב מתחילתו ועד סופו. בתהליכי הייעוץ שלי למנהלי משאבי אנוש והדרכה אני מדגיש לא פעם את האחריות שלהם והמעורבות בתהליכי ההכשרה של העובדים עם דגש על עובדים חדשים. מנהלים מקצועיים במחלקות רבות, לרוב לא גדלו בתפקידי ניהול והחלו את הקריירה שלהם ממקום מקצועי. הם התקדמו בגלל ידע מקצועי ויכולות ועברו שלבים רבים בהתפתחות האישית שלהם בתפקיד. לעומתם, מנהלי מש"א והדרכה, עברו מסלול שכולו מוקדש למשאב האנושי, הבנה של הצרכים, הרצונות וההתפתחות של כל עובד, קל וחומר - תהליכי למידה, הכשרה ומוטיבציה. מנהל ההדרכה או משאבי האנוש הוא המומחה לאנשים ולכן הוא/היא חייב להיות פעיל בתהליך. בכל תהליך שכולל גיוס עובדים לחברה אני ממליץ תמיד למנהלי מש"א לשבת עם המנהל המגייס ולבנות איתו יחד תהליך הכשרה. בנוסף, לקיים שיחות רצופות עם העובד והמנהל במהלך 3 חודשי העבודה הראשונים ולהבין האם התהליך עובר כראוי ולייצר היזון חוזר בין הצדדים. אז מי אחראי על התהליך? המנהל המקצועי הוא זה שמבצע את רוב העבודה בפועל, אך מחלקת משאבי אנוש או הדרכה היא זו שאחראית לבנות פורמטים מסודרים ולדאוג שהכל מתבצע כשורה ולעודד דיאלוג בין הצדדים לשיפור התהליך.

  

תוכנית הדרכה והכשרה בשיטת ABC

שיטת ABC להכשרת עובדים חדשים ותהליך הכשרה ארוך טווח נבנתה על ידי לפני 8 שנים, עוד בימי כשכיר, כאשר עבדתי כמנהל תחום הדרכה בארגון גדול. גם בארגון גדול ומסודר, ראיתי כי אין פיקוח או מעקב לבחינת תהליכי הכשרה במחלקות התומכות בארגון, כאשר עיקר תהליכי ההכשרה המסודרים נמצאים בעיקר במחלקות של מכירות, שירות ומוקדים טלפוניים. השיטה נבנתה לפי העקרונות הבאים (שמייד אדגים):

  1. פשוטה ומהירה לבנייה
  2. מתאימה לכל תפקיד בכל מחלקה
  3. כל מנהל מקצועי או מנהל מש"א/הדרכה יכול לבנות ולהשתמש בתוכנית
  4. בתוכנית יש מטרות ויעדים ברורים לתהליך
  5. ניתן לבצע בקרה ומעקב פנימי וחיצוני על כל שלבי התוכנית

אז כיצד בונים את ההכשרה?

  1. פגישה ראשונית - כבר בתהליך הגיוס או לאחר שיש לנו תאריך תחילת עבודה, מתקיימת פגישת עבודה בין המנהל המקצועי למשאבי אנוש. בפגישה הזו מוציאים את הפורמט (בסעיף 2) עוברים יחד ובונים את התוכנית
  2. פורמט התוכנית
    1. מבנה - קובץ אקסל שמכיל את העמודות הבאות:
      1. משימה - מה אנו רוצים לבצע
      2. פירוט - בשורה או שתיים על המשימה עצמה
      3. תיאוריה - מהם הדברים שצריך להסביר לעובד
      4. OJT (הכשרה בשטח) - כיצד אנו מבצעים את ההכשרה בשטח, לדוגמא: איש כספים צפה בבניית דוח ועכשיו הוא בונה את הדוח בעצמו כאשר מישהו צופה בו
      5. בחינה/בקרה - כיצד אנו בודקים שהעובד יודע לבצע את המשימה ויכול להיות "עצמאי בשטח"
      6. יעד לביצוע
      7. גורם אחראי (לסעיף החניכה הספציפי)
      8. שלב בתהליך A, B או C - יוסבר בהמשך בסעיף נפרד
    2. נושאים התחלתיים - בכל תהליך קבלה של עובד לחברה חשוב להתמקד לא רק בנושאים המקצועיים, אלא גם בהיכרות עם הארגון, ממשקי העבודה, המחלקה, שיחת פתיחה וכו'. לכן המשימות הראשונות של החפיפה לרוב יהיו לא מקצועיות כגון:
      1. שיחה פתיחה עם משאבי אנוש
      2. אדמינסטרציה וחוזה עבודה
      3. שיחה אישית עם מנהל אישי
      4. שיחת היכרות עם המחלקה
      5. פגישות אישיות עם ממשקי עבודה רלוונטיים
      6. וכו'
    3. שיטת ABC - בבסיס החלוקה לשלבים עומד הרעיון שלפיו הזכרון שלנו בתהליך למידה הינו מוגבל. בתהליכי חפיפה רבים, "דוחסים" כמויות אדירות של חומר בתיאוריה, אבל לעיתים לוקח חודש ואפילו חודשיים עד שאנו מגיעים לעבודה המעשית באותו תחום. העיקרון כאן גורס כי אנו מחלקים את החפיפה לשלבים אשר מכילים בתוכם גם למידה וגם התנסות מעשית ורק כאשר העובד מראה בקיאות בביצוע המשימות בשלב מסוים, רק אז אנו עובדים לשלב הבא. לא חובה לחלק ל-3 שלבים ובהחלט אפשר לפי סוג התפקיד ותוכנית החפיפה לחלק גם ל-4 ו-5 שלבים, שכן ישנם תפקידים שתהליך חפיפה מלא אליהן לוקח מספר רב של חודשים. לפי התוכנית אנו נלמד את המשימות בשלב מסוים ניתן לעובד לבצע אותן בפועל, נבחן/נבדוק שהוא מבצע אותן כראוי ורק אז נעבור עימו לשלב הבא. מעבר לתהליך הכשרה מקצועי ומקיף אנו מרוויחים כאן גם את המוטיבציה של העובד, שכן אנו מציירים לו מראש מסלול התפתחות מקצועי בחודשים הקרובים לפי כניסתו לתפקיד ומייצרים עבורו עניין ורעב למשימות נוספות ומאתגרות יותר. אז לפי מה מבצעים את החלוקה? ניתן לחלק לפי קושי מקל לקשה, מורכבות למידה, צורך מקצועי (אנו זקוקים לעובד שיכול לבצע משהו ספציפי בדחיפות) וכו'
    4. התמדה ובקרה - מידע לאחר שרשמתם את התוכנית וקבעתם יעדים לכל שלב, שימו עבורכם ועבור העובד שלכם תזכורות ביומן לשלבים הבאים של החפיפה כך גם לא תשכחו וגם תייצרו אצל העובד ציפייה להתקדם מקצועית. חשוב להסביר לעובד ולהתנות את המעבר לשלב הבא בהבנה וביצוע מעולים של השלב הנוכחי

כמובן שישנם תהליכים רבים ונוספים בתוך השיטה שאינם מפורטים וישנו עומק גדול בכל תפקיד ובכל מחלקה, אך אני מקווה שבאמצעות מאמר זה הצלחתי לספק עבורכם שיטה בסיסית שתוכל לשמש אתכם ואת המנהלים בארגון שלכם.

 לשיחת ייעוץ בנושא ניהול, משאבי אנוש וגיוס עובדים, לחצו כאן

 

מאמרים ותכנים נוספים בנושא גיוס ומשאבי אנוש

טיפים ומאמרים

הטמעת נהלים ותהליכים בשיטת ניהול ממוקד

מציאה והתאמה של מקורות גיוס וסורסינג

טיפים מעולים לגיוס עובדים

ראיון עבודה - כיצד מבצעים תהליך גיוס

כיצד לעבוד נכון עם חברות השמה

אולי יעניין אותך גם:
FB