תהליכי קליטת עובדים חדשים ותהליכי הכשרה לתפקיד חדש הינם עקב האכילס של ארגונים ועסקים קטנים רבים. כיצד להכשיר עובדים? התשובות במאמר שלפניך

השפעת תהליך חניכה לא אפקטיבי על יעילות העסק

באחת החברות שבהן עבדתי, אחד העובדים שיתף אותי בתהליך ההכשרה שעבר בארגון: "הקצו לי מנטור אישי שיחנוך אותי בחברה. הייתי מרוצה בהתחלה מכיוון שראיתי שלוקחים את התהליך ברצינות רבה. בפועל, לאחר שנפגשתי איתו הוא נתן לי חוברת של 150 עמודים ואמר לי ללמוד את החוברת ושבעוד שבוע יש לי מבחן. באותו רגע הבנתי שהתבדיתי. אף אחד לא בדק שבאמת חונכים אותי. פחדתי לספר על זה למנהלים בחברה משום שאני חדש ולא רוצה לעשות בעיות. במהלך הלימוד של החוברת לא הבנתי דברים רבים, אך לא הרגשתי בנוח לפנות ולשאול. לקחו לי 3 חודשים להיכנס באופן מלא לתפקיד, כאשר בפועל יכולתי להיכנס לתפקיד תוך חודש".

משיחת המסדרון הזו (ועוד רבות כמוה שקיימתי) ניתן להסיק המון, אך הדבר המרכזי בעיני הוא שגם כאשר קיים תהליך חניכה או הכשרה, אין זה אומר שהוא תקין, עובד ויעיל.

במאמר זה אסקור את נושא החניכה וההכשרה ואספק כלים אפקטיביים לביצוע חניכה והכשרה של עובד בארגון או בעסק קטן.

מהי חניכה והכשרה של עובד?

בכל תפקיד חדש בין אם בעסק חדש או תפקיד שונה במקום העבודה הנוכחי, נדרש תהליך הכשרה וחניכה. ולמי שתהה, כן, מדובר בתהליך שחשוב לתכננו ולבקרו על מנת לייצר תוצאות אפקטיביות. במקומות עבודה רבים מבצעים תהליכי תכנון ובקרה מעולים עם ירידה לפרטים הקטנים ביותר במגוון רחב של נושאים, אך כאשר מגיעים לתהליכי הכשרה לרוב מפקידים את ההכשרה בידי העובד שהוא מחליף או המנהל ישיר, מבלי לוודא שהעובד החדש מקבל את כל הכלים הנדרשים לביצוע עבודתו.

מדוע חשוב לבנות תהליך חניכה מסודר

בדוגמא שנתתי בתחילת המאמר אנו למדים על עיכוב של חודשיים בכניסה לעבודה בתפקוד מלא. כלומר, העובד החל לבצע את תפקידו, אך לא עשה זאת ב-100% יכולת מכיוון שלא היו לא הכלים והידע הנדרש למילוי תפקידו. דמיינו עסק קטן שבו יש 5 עובדים. כאשר אחד מהם עוזב ומגייסים לו מחליף, חמישית מכח העבודה אינו מתפקד כראוי. מטרת העסק הינה לוודא שאותם 20% מכח העבודה נכנסים לעבודה בתפוקה מלאה ובהקדם האפשרי. כל עוד זה לא מתבצע העסק מפסיד. עכשיו דמיינו ארגון של 200 עובדים שבו מתחלפים 10 עובדים בחודש. נכון שמדובר בעסק גדול וכושר הספיגה שלו גדול יותר מעסק קטן ובכל זאת, בכל חודש 10% מכח האדם שלך מתחלף. כלומר, תהליך חניכה והכשרה יעיל, מבוקר ומתוכנן יכול לחסוך לחברה עשרות ואף מאות אלפי שקלים בשנה.

תהליכי חניכת עובדים ומנהלים

בבניית תהליך חניכת עובדים, הדבר החשוב ביותר הוא דווקא תהליך חניכת המנהלים והירתמותם לנושא. חניכת מנהל לתהליך ההכשרה מאפשרת למנהל לדעת כיצד "לאמן" את העובד שלו ולהכשירו לתפקיד. אם בתהליכי החניכה בארגון נבחרים עובדים מצטיינים/בעלי ותק וכו' לבצע את תהליכי החניכה, חשוב שגם הם יעברו סדנת הכשרה לחניכה ומשוב.

במסגרת התהליך חשוב לקיים צמתי בקרה ותהליכי חשיבה לשיפור ושדרוג תהליך החניכה.

דוגמאות לתהליכים שניתן להכניס בהליך חניכה מסודר:

תכנית חניכה המכילה את חומרי ההדרכה, תאריכים וזמנים, שמות המדריכים וכו'
חוברת הנחיות מסודרת לחונך ולנחנך
שולחנות עגולים ושיחות אישיות עם הנחנכים לווידוא שביעות רצון מתהליך ההכשרה ולמידה אפקטיבית
מבחני ידע עיונים ומעשיים
הכשרות מקצועיות לחונכים
בארגונים גדולים – גורם חיצוני שמבקר את התהליך. בעסק קטן – במידה ובעל העסק הוא החונך – חשוב לשתף את אחד העובדים המיומנים שיצפה ויעביר משוב על תהליך החניכה כפי שנשקף מעיניו
לימוד עצמי – מי שלא נוהג ברכב לא זוכר את הדרך בחזרה. חשוב לתת לנחנך ללמוד חלק מהחומר בעצמו. כמובן שחשוב לאפשר לו גישה נוחה לשאלות בכדי שיבין את החומר בצורה הטובה ביותר
On the job training – חשוב מאוד לשלב חלק גדול מתהליך ההכשרה במהלך העבודה עצמה, לדוגמא: נציג מכירות טלפוני יעבור חלק גדול מההכשרה כאשר הוא מאזין לשיחות ומבצע שיחות בעצמו. מוכר בחנות בגדים יתלווה לחברו לצוות. עורך דין יתלווה לחונך שלו בפגישות ובבית משפט וכו'. הכשרה בשטח מחייבת טפסי מעקב ולמידה על מנת לוודא שהחומר הרלוונטי נלמד וההכשרה מתקדמת לכיוון הרצוי