בתחום האדמיניסטרציה קיימים אלפי משרות ומאות קטגוריות של גיוסים. בעקבות הקושי הגדול בגיוס עובדים בתחום אנו מציעים סיוע לחברות וארגונים באיתור ולויווי של החברות והמועמדים בתהליכי הגיוס.
סוגי משרות אדמיניסטרציה הנפוצים ביותר
1. בקאופיס כללי – מילוי דוחות, עדכון פרטים בממשקי עבודה ומערכות CRM. עבודה אדמיניסטרטיבית כללית ועוד.
2. בקאופיס כספים – עובדים בעלי ניסיון בעבודה עם דוחות אקסל מעט יותר מורכבים. סיוע למחלקת הכספים בביצוע תיעודים ותיוקים.
3. ניהול משרד/עוזרת אישית/פקידת קבלה – חשוב להפריד בין 3 המשרות שכן עוזרת אישית למנכ"ל לדוגמא, היא משרה בכירה יותר מניהול משרד ופקידת קבלה. לעיתים ישנו שילוב ופקידת הקבלה היא גם מנהלת המשרד וכו'.
4. אנליזה ואנליסטים – מומחים בדוחות וממשקי BI. ניהול ותחזוקה שוטפת של דוחות ונתונים במגוון תחומים.
5. ניהול רכש – ניהול הספקים בארגון, חישוב וניהול תקציב החברה.
6. הזנת תוכן – לרוב באתרי אינטרנט. הקלדה והכנסת תכנים לדיגיטל.
7. בקאופיס מכירות – טיפול בהזמנות ורכש.
8. משאבי אנוש ואנשי גיוס.
מהם אמצעי הגיוס המומלצים למשרות בק אופיס?
משרות בקאופיס מאופיינות לרוב בדרישה גבוהה למועמדים וגם בהיצע גדול של מועמדים. בגלל זמן ההכשרה הנמוך יחסית לעומת משרות מקצועיות בתחומי ההייטק, קל יחסית להתקבל למשרות אלו ותהליך המיון קצר יחסית. מהם הכלים המומלצים לאיתור מועמדים:
1. פייסבוק – מומלץ להתחבר לקבוצות רלוונטיות לפי סוג המשרה. לדוגמא: ישנן קבוצות ספציפיות לניהול משרד, קבוצות למשרות אנליזה, משאבי אנוש וכו'. מומלץ לפרסם בכמה קבוצות בכל יום.
2. אתרי דרושים – נחשבים כאופציה טובה לגיוס למשרות אלו שכן ישנם יש הרבה מועמדים. האפקטיביות של האתרים ירדה משמעותית בשנים האחרונות.
3. לינקדין אינו עובד טוב במשרות מסוג זה, שכן לרבים מהמועמדים אין פרופיל ברשת החברתית.
4. חברות השמה וכח אדם המתמחות בגיוס למשרות אדמיניסטרציה ובק אופיס. סקרים אחרונים מראים שזהו הכלי היעיל ביותר, כאשר כ-40% מסך כל הגיוסים מגיעים דרך חברות השמה.
תהליך מיון וסינון מועמדים למשרות אדמין
בגלל ההיצע הרב של מועמדים הקיים בשוק, מומלץ לעשות תהליך קצר מאוד הכולל פגישה אחת או שתיים ולא יותר. תהליך מוצע לגיוס עובד:
1. ראיון טלפוני/פגישת זום – כ-10-15 דקות שבהם בוחנים את הרקע והניסיון של המועמד. מוודאים שהמועמד רלוונטי ומתאים לפגישה בארגון עצמו.
2. ראיון בארגון – מומלץ לתאם ראיונות באותו יום גם עם מנהלת משאבי אנוש וגם עם המנהל המגייס על מנת לקצר את התהליך עד כמה שניתן.
3. במקרים מסוימים כמו אנליזה – אפשר לשלב גם מבחן מקצועי מהבית.
4. הצעת חוזה – במידה והמועמד מתאים לא מומלץ להמתין – לשלוח חוזה עד יומיים מהפגישה, שכן בוודאות יהיו לו הצעות נוספות. חשוב לוודא מראש את התנאים ולנהל מו"מ לפני שליחת החוזה.
ראיון עבודה – מה מומלץ לשאול מועמדים?
מומלץ לחלק את הראיון לחלק מקצועי וחלק אישיותי. לרוב משאבי אנוש יעשו את החלק האישיותי, אבל לא רק. גם למנהל המגייס מומלץ לקיים שיחה לנסות ולהבין את ההתנהלות של המועמד בסיטואציות אשר מדמות מצב אמיתי בעבודה ולראות כיצד העובד פועל ברמה האישית. לדוגמא: מה קורה כאשר יש עומס, או כאשר לא מגיעים ליעדים. ברמה המקצועית מומלץ לבדוק מראש מהן הפעולות המקצועיות שהעובד נדרש לבצע ברמה המקצועית ולוודא שבוחנים אותו על דברים דומים. למשל – אם ישנה נוסחה מסוימת באקסל שמשתמשים בה הרבה, ניתן לבדוק שהעובד יודע לבצע אותה כראוי, אם נדרש מו"מ מול ספקים אפשר לבצע סימולציה של משא ומתן וכו'.
גיוס עובדים עם קבוצת ברק לעסקים
אז אם אתם מתקשים לגייס עובדים וזקוקים ליד נוספת, נשמח לסייע. בכמה מילים עלינו ועל שירותי הגיוס שלנו:
• קבוצת ברק קיימת מעל 10 שנים ומגייסת למעל 500 לקוחות בישראל.
• אנו עובדים לפי התמחויות כאשר לכל לקוח מוצמד מנהל תיק המתמחה בגיוס למשרות של הלקוח בהתאמה אישית.
• כל המועמדים שאנו מעבירים עוברים תהליך סינון קפדני ומועברים עם קורות חיים וסיכום ראיון מפורט.
• חוזה התקשרות פשוט וקל של עמוד אחד בלבד. בלי טריקים, פשוט והוגן.
רוצים שנסייע לכם בגיוס עובדים? השאירו פרטים בתחתית העמוד ונשמח לסייע.
