052-4423268
לייעוץ חייגו או השאירו פרטים

 

 

כיצד לבחור מערכת גיוס? מערכת CRM לניהול קורות חיים

»
»
»
כיצד לבחור מערכת גיוס? מערכת CRM לניהול קורות חיים

עם התקדמות הטכנולוגיה אנו רואים יותר ויותר אפשרויות בעולם הגיוס. כמות תוכנות הגיוס והאפשרויות הולכות וגדלות. אז כיצד יודעים במה לבחור? במאמר שלפניכם ננסה לעשות סדר באפשרויות השונות

Recruitment software

כיצד בוחרים מערכת גיוס לחברות השמה וארגונים - האם אנו צריכים תוכנה לסינון קורות חיים?

 

אם אתם כאן, כנראה שקיבלתם החלטה להתחיל לעבוד עם מערכת גיוס עבור הארגון שלכם. לפני שנתחיל בבחירת מערכת, חשוב לי דווקא ללכת שלב אחד אחורה ואולי לחסוך לכם עשרות אלפי שקלים בשנה.

כיצד? על ידי בירור צרכים מקיף שלפיו תוכלו לדעת האם אתם צריכים מערכת כזו ושווה לכם להשקיע כסף וזמן הטמעה. אז לפני שאנו מקבלים החלטה חשוב שנשאל את עצמנו את השאלות הבאות:

  1. כמה משרות פתוחות יש לנו בממוצע בכל זמן נתון? חשוב שבתשובה שלנו לא נתייחס למצב זמני, אלא נתאר תמונת מצב ממוצעת לאורך זמן
  2. כמה קורות חיים אנו מקבלים בממוצע ביום? בחודש?
  3. מהי מורכבות המשרות שאנו מגייסים? כלומר, האם תוכנה שיודעת לסנן אוטומטית קורות חיים (יוסבר בהמשך כיצד) יכולה לחסוך לנו זמן וכמה?
  4. האם אנו מבינים שתוכנת גיוס אינה חוסכת זמן תיעוד ולרוב התיעוד בה מסורבל (גם בתוכנות טובות) וגוזל זמן?
  5. האם התפקידים אליהם אנו מגייסים חוזרים על עצמם? (אם כן יש משמעות רבה לשימוש במאגרים של התוכנה)
  6. האם יש לנו את היכולת לנהל, לבנות תהליכים ולתעד כראוי בתוכנה? (אם התשובה כאן היא לא, זה מוריד משמעותית מהיעילות של המערכת)

בפגישה פרונטאלית ובתהליכי אפיון, כמובן שהתהליך הוא ארוך יותר ואנו נשאל שאלות רבות ומורכבות יותר, אך 6 השאלות הנ"ל הן הבסיס להבנה של הצורך במערכת גיוס.

אם אנו מגייסים לרוב לכמות קטנה של משרות והגיוס הוא קל וזול יחסית לא בטוח שמשתלם לרכוש מערכת. מהי כמות קטנה? זה משתנה בין ארגון לארגון, אך בגדול אם יש עד סביב ה-3-4 משרות

שפתוחות באופן קבוע, לא בטוח ששווה לרכוש מערכת גיוס ואפשר במקרים מסוימים להסתפק בקובץ אקסל מסודר ומתועד בתיקיות מסודרות לקורות חיים, כנ"ל גם לגבי כמות מועטה של קורות חיים שאנו מקבלים,

אינני רוצה לנקוב במספרים מכיוון שזה תלוי בהמון גורמים אחרים כגון סוג המשרה, אך אם אין עבודה מאומצת מאוד בסינון קורות חיים, הרי שזה הופך את התוכנה לפחות רלוונטית. 

מי שחושב שתוכנה תפתור לו את כל בעיות הגיוס והתהליכים, הפסקה הבאה היא בדיוק בשבילו. המערכת מכריחה אותנו לבנות תהליכים, לתעד טוב ומדוייק יותר ואף לקבל סטטיסטיקה מעולה שיכולה לשפר משמעותית 

את הגיוס בארגון. תוכנה היא לא קסם והיא לא תתעד עבורנו או תבנה תהליכים ולכן, מי שאינו מתכוון ולבקר את השימוש במערכת, כנראה שזה לא בשבילו.

 

אז מה אנו מקבלים ממערכת CRM גיוס וכיצד היא מסננת קורות חיים? 

מרבית המערכות הטובות שקיימות היום ברמות שונות מספקות שירותים שהם לרוב זהים. מצ"ב לפניכם דברים שחשוב לבדוק במערכת חדשה לפני רכישתה:

  • האם התוכנה קיימת בענן - חשוב מאוד, שכן התקנה על מחשב ספציפי עשויה לסרבל את התהליך ואף להקשות במעבר מחשב. בארגונים הדרישה היא דווקא להתקנה מקומית לרוב מסיבות של אבטחת מידע
  • צייד (סינון קורות חיים לפי מילות מפתח) - פונקציה המאפשרת חיפוש בתוך קורות חיים על ידי שאילתה למציאת מועמדים רלוונטיים ומחזירה קורות חיים של מועמדים לפי השאילתה, לדוגמא: אם מחפשים את המילה FRONTEND בתאריכים ספציפיים, נקבל רק מועמדים שיש להם את המילה הזו בקורות החיים בתאריכים שהוגדרו
  • סנכרון ליומן אאוטלוק - לא קיים בחלק מהמערכות ומסרבל מאוד את היכולת לתאם פגישות עם מועמדים. מאלץ אותנו לצאת אל מחוץ לתוכנה
  • אפשרות לשליחת הודעות SMS, מיילים ווטסאפ למועמדים - קיים במספר רב של תוכנות עם דרגות מגוונות של אוטומציה
  • פרסום מודעות ועיצוב ישירות מתוכנת הגיוס לרשתות החברתיות
  • סינון אוטומטי של קורות החיים למשרות עם קבלתן לפי מייל ייעודי למשרה או כל שיטה אחרת שקיימת בתוכנה
  • סטטיסטיקה - בכל תוכנה ישנה רמה אחרת ואופציות מגוונות לדוחות ופילוח נתונים. לרוב, ככל שהתוכנה יקרה יותר (לא תמיד) ישנן יותר אופציות. חשוב לוודא שיש לנו את הנתונים הספציפים שאנו צריכים ואין סיבה לשלם מעבר, שכן מניסיוני, משלמים אך לא משתמשים
  • קריאת סוגי קורות חיים - יש לוודא שהCRM יודע לקרוא את כל סוגי הקבצים ולבצע סינון שכן חלק מהמערכות לא יודעות לקרוא PDF, קבצי תמונה או קבצי וורד בפורמטים ישנים וזה גורם לאיבוד של קבצים
  • פירוק קורות חיים - מרבית המערכות יודעות לפרק באופן אוטומטי את קורות החיים לשדות (מאוד שימושי כמחשפים במאגר) ולהפריד בין טלפון, ניסיון תעסוקתי, השכלה וכו'
  • ממשק תיעוד ועבודה בתוך הארגון - חשוב לשים לב לממשק הפנימי ולנוחות השימוש שלכם, שכן ישנן מערכות שמתקשות לבצע התאמה לתהליכי העבודה שלכם או לסירוגין מסורבלות לשימוש עבור חלק מהמשתמשים. נוחות היא עניין יחסי. לדוגמא - ישנן מערכות שמאפשרות לכם לעבוד מול מנהלים מגייסים בתוך הארגון, גם בתוך משאבי אנוש וגם בתור חברת השמה, יש כאלו שישמחו לעבוד בצורה הזו וחלק יעדיפו לעבוד עם מיילים
  • האם המערכת היא 360 עבורכם? בדקו את כל הדברים שאתם מתעדים - האם ניתן להעביר את כולם למערכת? לדוגמא: מבצעי חבר מביא חבר, חברות השמה וכו'. אם המערכת אינה תומכת בתהליכים רבים שישנם בארגון, ייתכן שזוהי לא המערכת עבורכם
  • הרשאות מערכת - חלק חשוב מאוד שרבים לא בודקים. ישנן מערכות שבהן הנושא הוא מאוד מוגבל ואינו מאפשר גמישות - לדוגמא: מערכות שבהן כולם יכולים לראות את המשרות של כולם או שאין הרשאות גישה וכולם יכולים לגעת בהכל. שימו לב לצרכים שלכם לפני שאתם בוחרים
  • שפות - ישנן מערכות ישראליות רבות שתומכות במגוון שפות (לא רק אנגלית) ואם אתם ארגון גלובאלי שווה שתשקלו אותן. שימו לב שהן תואמות לחוקי הGDPR
  • עלויות - מערכת ברמה טובה תעלה בין כ-600-1500 ש"ח לחודש עבור משתמש אחד, תלוי במו"מ שלכם, בכמות המשתמשים ותוספות כאלו ואחרות שתרצו להוסיף
  • חשוב מאוד לבצע פיילוט על המערכת לפני הרכישה אם לא עבדתם איתה בעבר. מניסיון - הרבה דברים שנראים מצוין כאשר מעבירים לכם הדרכה אינם עובדים כראוי כאשר אתם עושים זאת בעצמכם. כמו כן, דרשו עזרה בהטמעה והעברה של מאגר קורות החיים שלכם ללא תשלום כחלק מהעסקה 

לסיכום

בשוק הישראלי קיים מגון רחב של מערכות גיוס ותוכנות לסינון קורות חיים. בגלל החשיבות והרגישות הגבוהה בבחירת מערכת, אני תמיד ממליץ להסתמך על בעל מקצוע שיעזור בבחירה ולא לבצע איפיון

לבד, גם אם יש לכם ידע קודם בגיוס. זכרו - בחירה לא נכונה במערכת גיוס יכולה לעלות לכם עשרות וגם מאות אלפי שקלים בשנה בעלויות ובגיוסים כושלים.

 

על הכותב

רועי ברק הינו סמנכ"ל משאבי אנוש מנוסה והבעלים של קבוצת ברק העוסקת בייעוץ בנושא גיוס ומשאבי אנוש.

לייעוץ עם רועי לחצו כאן או התקשרו 052-4423268

 

מאמרים ותכנים נוספים בנושא גיוס ומשאבי אנוש

טיפים ומאמרים

הטמעת נהלים ותהליכים בשיטת ניהול ממוקד

מציאה והתאמה של מקורות גיוס וסורסינג

טיפים מעולים לגיוס עובדים

ראיון עבודה - כיצד מבצעים תהליך גיוס

כיצד לעבוד נכון עם חברות השמה

אולי יעניין אותך גם:
FB